HUBAL › Instrukcja obsługi › Współpraca
Współpraca zespołowa
Udostępnianie ramek płótna
Na płótnie możesz tworzyć ramki współpracy — wydzielone obszary udostępnione konkretnym osobom lub grupom.
Ustaw uprawnienie: tylko odczyt lub edycja.
Obszary poufne i Bezpieczeństwo (KMS)
Projekt oznaczony jako poufny jest widoczny wyłącznie dla wybranych użytkowników. Harmonogram, notatki i pliki są ukryte dla pozostałych.
Dane zabezpieczone są z wykorzystaniem technologii KMS (Key Management Service), gdzie klucze szyfrujące (Master Key) są zarządzane centralnie i udostępniane tylko uprawnionym członkom organizacji. Dzięki temu dostęp do najbardziej wrażliwych plików i projektów jest ściśle kontrolowany.
Asystent AI nie przetwarza danych z projektów poufnych dla użytkowników bez odpowiednich uprawnień — system KMS blokuje dostęp asystentowi do odszyfrowania tych danych w kontekście nieuprawnionego zapytania.
Poczta i AI — ile AI widzi z Twoich maili
Ty decydujesz, ile AI widzi z Twojej skrzynki firmowej. To ustawienie osobiste — każdy wybiera za siebie, administrator nie wybiera za nikogo. Zmienisz je w Poczta → Ustawienia → Ustawienia poczty → AI i Twoja poczta. Ten sam wybór pojawia się przy podłączaniu skrzynki — bez niego skrzynki nie podłączysz.
| Tryb | Co dzieje się z nowym mailem |
|---|---|
| AI widzi wszystkie maile | AI streszcza każdy nowy mail, przypisuje go do projektu i wyłapuje terminy oraz zobowiązania. |
| AI widzi tylko maile, które wskażę | Nowe maile są ukryte przed AI. Włączasz AI przełącznikiem w nagłówku wątku — tylko tam, gdzie ma pomóc. |
| AI nie widzi moich maili | Poczta działa bez AI: bez streszczeń, przypisywania do projektów i alertów z maili. |
Zmiana trybu dotyczy maili, które przyjdą od teraz — tego, co AI już przeczytało, nie zmienia. Pojedynczy wątek ukryjesz przełącznikiem.
AI może się mylić i może pokazać zespołowi coś, co miało zostać prywatne. Dlatego wybierając tryb, w którym AI czyta Twoją pocztę, akceptujesz Warunki poczty z AI — m.in. obowiązek sprawdzania wyników AI, zanim z nich skorzystasz. Jeśli AI czytało Twoją pocztę już wcześniej, nad skrzynką zobaczysz prośbę o potwierdzenie (albo wybierz AI nie widzi moich maili). Administrator, włączając uprawnienie Może mieć pocztę z AI, akceptuje warunki w imieniu organizacji.
W nagłówku otwartego wątku, obok tematu. Niebieski = AI widzi wątek; kliknięcie ukrywa go przed AI i usuwa to, co AI już z niego zrobiło (streszczenie, zobowiązania, alerty, dane o sprawie w dzienniku projektu). Szary = AI nie widzi wątku; kliknięcie pokazuje go AI razem z kolejnymi odpowiedziami, a AI od razu czyta najnowsze wiadomości. Przełącznik działa w każdym trybie.
Strzałka obok przełącznika: AI zawsze widzi maile od … albo AI nigdy nie widzi maili od …. Reguła obejmuje nowe maile od tego nadawcy. Listę reguł z przyciskiem Usuń znajdziesz w ustawieniach, pod wyborem trybu.
W uprawnieniach osoby i w presetach (grupa Maile) jest pozycja Może mieć pocztę z AI — domyślnie włączona. Gdy administrator ją wyłączy, AI nie czyta nowych maili tej osoby. Administrator może tylko odebrać tę możliwość — trybu za nikogo nie wybierze.
Ukrytego maila nie czyta asystent, jego wyszukiwanie, dziennik projektu ani alerty; szkic odpowiedzi od AI też go pomija. Ty widzisz go w skrzynce normalnie, a foldery i odsiewanie niechcianej poczty działają dalej. Gdy ustawienia się spotkają, wygrywa prywatność: tryb AI nie widzi moich maili jest ważniejszy od każdej reguły, a reguła „nigdy nie widzi” — od włączonego przełącznika.
W aplikacji na telefon przełącznika AI jeszcze nie ma — ukryte maile są tam ukryte tak samo, ale przełączasz je w przeglądarce. Poczty prywatnej AI w tle nie czyta.
Powiadomienia
HUBAL automatycznie powiadamia (email + powiadomienie w aplikacji) o:
- Przypisaniu nowego zadania
- Zbliżającym się terminie
- Zmianie w udostępnionym projekcie
- Nowym komentarzu / wiadomości na czacie
- Alertach Asystenta alertów (nowe sygnały biznesowe)