Instrukcja obsługi v4.0
Kompletny przewodnik po systemie HUBAL — od pierwszego logowania do zaawansowanych funkcji AI.
Szybki start
Poniżej opisano jak zacząć pracę z HUBAL w mniej niż 5 minut.
Rejestracja nowej organizacji
Nową organizację zakładają osoby, które nie mają kodu dostępu administratora i chcą założyć nową organizację, którą będą zarządzać w HUBAL. Osoba, która zakłada nową organizację nabywa prawa administratora i właściciela konta. Może ona ustanawiać innych administratorów i udzielać uprawnień innym osobom. Admin przesyła zaproszenia innym użytkownikom, którzy mogą dołączyć do organizacji z uprawnieniami, które zostały im przyznane.
Rejestracja i logowanie
Wejdź na stronę główną HUBAL. Jeśli nie masz jeszcze konta, kliknij Zarejestruj się, aby wybrać plan i założyć konto organizacji.
HUBAL oferuje plany: Free Start PRO. Możesz zacząć od planu darmowego i uaktualnić w dowolnym momencie.
Wpisz adres e-mail i hasło organizacji. Jeśli logujesz się po raz pierwszy, użyj danych z maila powitalnego.
Pierwsze logowanie uruchamia interaktywny kreator, który prowadzi przez ustawienia organizacji i podstawowe funkcje.
Jeśli otrzymałeś zaproszenie do HUBAL:
- Kliknij link w e-mailu z zaproszeniem, aby akceptować dostęp.
- Zostaniesz poproszony o ustawienie swojego hasła i dokończenie rejestracji swojego profilu.
- Następnie przejdziesz przez osobisty Onboarding (ustawienie własnych preferencji, np. awatar, język).
- Swoje uprawnienia sprawdzisz w Ustawienia → Profil → Moje uprawnienia — zobaczysz tam swoją rolę, grupy oraz listę przyznanych praw (np. dostęp do finansów, zatwierdzanie urlopów). Podgląd jest tylko do odczytu; w sprawie zmiany uprawnień skontaktuj się z administratorem organizacji.
Utwórz pierwszy projekt
Po zalogowaniu znajdziesz się na Pulpicie. Stąd możesz przejść do modułu Harmonogramy Gantt, aby utworzyć nowy projekt.
Kliknij ikonę pliku z plusem lub przycisk Nowy projekt.
Podaj nazwę, opis, przypisz opiekuna (Project Managera) oraz określ wstępne ramy czasowe.
Pulpit i zadania
Pulpit to centrum dowodzenia. Widzisz tu swoje przypisane zadania, najnowsze alerty i skróty do projektów. Aby zmienić status zadania (np. na W toku lub Zakończone), po prostu przeciągnij je (drag-and-drop) do odpowiedniej kolumny w widoku Kanban.
Zakończenie zadania może odblokować kolejne etapy projektu dla innych członków zespołu. HUBAL automatycznie wyśle im powiadomienie.
Widgety pulpitu
Pulpit składa się z widgetów ułożonych na siatce (12 kolumn) — każdy przesuwasz i skalujesz. Tryb edycji włączasz ikoną Układ w sidebarze (dodawanie, usuwanie i rozmieszczanie metodą przeciągnij-i-upuść). Układ zapisywany jest osobno dla każdego użytkownika, a jeśli chcesz — możesz mieć kilka pulpitów (desktopów), każdy z innym zestawem widgetów.
| Widget | Co pokazuje / funkcja | Dostępność |
|---|---|---|
| Dzisiaj | Harmonogram godzinowy z przypomnieniami na bieżący dzień. | wszyscy |
| Zadania | Lista zadań: zaległe, bieżące i przyszłe. Zadanie oznaczasz jako wykonane lub przenosisz na inny dzień, przeciągając kafelek na przyciski w nagłówku widgetu. | wszyscy |
| Notatki | Karteczki, listy „do zrobienia" i dokumenty tekstowe. | wszyscy |
| Kanban | Tablica z kolumnami: Do zrobienia, W trakcie, Zrobione. | wszyscy |
| Kalendarz | Miesięczny kalendarz z kamieniami milowymi i przypomnieniami. | wszyscy |
| Wykres Gantta | Wizualizacja harmonogramu projektów — na całą szerokość pulpitu. | wszyscy |
| Plan tygodniowy | Macierz tygodnia: wiersze = dni, kolumny = projekty z zadaniami na dany dzień. | wszyscy |
| Czas pracy | Rejestracja czasu pracy — zegar ze startem/stopem. | wszyscy |
| Aktywność Zespołu | Podgląd, nad czym pracują członkowie zespołu. | wszyscy |
| Centrum Aktywności (Admin) | Jak „Aktywność Zespołu" + sterowanie licznikami czasu pracy zespołu. | tylko administrator / właściciel |
| Aplikacja AI | Mini-aplikacja wygenerowana przez AI, osadzona bezpośrednio na pulpicie. | gdy w organizacji włączono Aplikacje AI |
Centrum Aktywności (Admin) pojawia się na liście dodawania tylko u administratora i właściciela. Aplikacja AI — gdy w organizacji włączono tę funkcję. Dla obszarów poufnych system automatycznie dokłada osobny Wykres Gantta (poufny) — nie wybiera się go z listy.
Centrum finansów
Moduł dostępny tylko dla użytkowników z przypisanymi uprawnieniami finansowymi. Pozwala śledzić budżety, koszty stałe i przypisywać faktury do konkretnych projektów.
Płótno 2D (Canvas)
Unikalna funkcja HUBAL pozwalająca na wizualną organizację pracy w przestrzeni 2D. Wykorzystywana do tworzenia rzutów, wgrywania planów, umieszczania dokumentów i tagowania na nich zadań.
Poruszanie się po płótnie
Pliki i dokumenty
Na płótno wrzucasz pliki przyciskiem Add file lub przeciągnięciem: obrazy (PNG, JPG, WebP), pliki PDF (z wyborem stron), rysunki DXF/CAD oraz dokumenty Office.
Pliki Office (Word, Excel, PowerPoint) edytujesz bezpośrednio na płótnie, we wbudowanym edytorze — bez pobierania i bez otwierania zewnętrznych programów. Zmiany zapisują się z powrotem do pliku.
Asystent AI ma dostęp do treści plików tekstowych i dokumentów umieszczonych na płótnie — potrafi je czytać i analizować. Może też sam tworzyć nowe dokumenty i notatki tekstowe bezpośrednio na płótnie na Twoje polecenie (np. „sporządź notatkę ze spotkania i połóż ją na płótnie").
Pliki podpięte do zadań
Do każdego zadania możesz podpiąć pliki — np. wniosek, który trzeba uzupełnić w ramach zadania. Robisz to na dwa sposoby:
- Na płótnie: wyciągnij nitkę z krawędzi kafelka zadania i upuść ją na dowolnym pliku leżącym na płótnie. Powstanie połączenie zadanie–plik (podwójne kliknięcie w nitkę usuwa powiązanie).
- W harmonogramie (Gantt): otwórz edycję zadania — w sekcji „📎 Pliki zadania" podpinasz istniejący plik projektu albo wgrywasz nowy (trafi też na płótno projektu).
Co daje powiązanie:
- W Centrum projektu → Pliki przy pliku widzisz, do którego zadania jest podpięty i czy zadanie jest już wykonane.
- Na tablicy Kanban karta zadania z plikami ma ikonkę spinacza 📎.
- Każde powiązanie ma pieczątkę: kto i kiedy podpiął plik.
- Asystent AI widzi pliki zadania — zapytaj np. „co jest w pliku podpiętym do zadania Uzupełnij wniosek?", a asystent odczyta i przeanalizuje dokument (także skany — przez rozpoznawanie tekstu).
Wbudowany Edytor DXF
HUBAL wspiera również pracę z rysunkami wektorowymi CAD / DXF. Zamiast używać zewnętrznego oprogramowania, możesz bezpośrednio:
- Importować pliki `.dxf`.
- Dokonywać miar i sprawdzać warstwy rysunku na specjalnym widoku Płótna.
- Przypinać do wektorów konkretne pinezki z zadaniami dla wykonawców (Synchronizacja).
Sync Gantt ↔ Canvas
Każdy obiekt na płótnie można powiązać z zadaniem w harmonogramie.
Harmonogramy Gantt
Widok klasycznego diagramu Gantta dostępny pod przyciskiem projektów. Umożliwia precyzyjne planowanie w czasie.
Kliknij i przeciągnij na osi czasu obok zadania.
Przeciągnij kółko z końca jednego zadania do początku drugiego, by utworzyć link (Finish-to-Start).
Dzięki zdefiniowaniu Czasu Pracy w ustawieniach (Onboarding), AI na bieżąco analizuje harmonogram i ostrzega o przeciążeniach.
Notatki i dokumenty
Edytor tekstu (Markdown) wspierający współpracę na żywo. Notatki mogą być przypisane do całego projektu lub do konkretnego zadania na Ganttcie.
Asystent AI
System HUBAL zintegrowany jest z zaawansowanym asystentem opartym o LLM, nazwanym Agent Brain, który potrafi analizować dane projektowe w czasie rzeczywistym.
Aktywacja
Kliknij ikonę Asystent () w sidebarze — panel chatbota wysuwa się z prawej strony.
Co potrafi Asystent?
Pisanie maili przez asystenta
Asystent potrafi przygotować maila wysyłanego z Twojej skrzynki — ale nigdy nie wysyła go sam. Wysyłka następuje wyłącznie po Twoim kliknięciu „Wyślij".
Jak to działa krok po kroku:
— np. „napisz maila do Michała Szpaka, żeby przesłał umowę o prace projektowe".
— przeszukuje Twoją książkę adresową (budowaną automatycznie z całej korespondencji) oraz pamięć organizacji. Jeśli pasuje kilka osób, pokaże listę do wyboru; jeśli nikogo nie znajdzie — poprosi Cię o adres.
— z adresatem, tematem i pełną treścią maila do przejrzenia.
— na końcu każdego maila wysyłanego przez asystenta automatycznie dodawana jest krótka stopka z informacją, że wiadomość przygotował asystent HUBAL (zobaczysz ją w podglądzie). Trafia pod Twój standardowy podpis z ustawień Poczty.
— klikasz „Wyślij" (mail wychodzi Twoją skrzynką i trafia do folderu „Wysłane") albo „Odrzuć" (nic się nie dzieje).
Asystent AI respektuje ustawienia prywatności. Nie przetwarza danych z obszarów poufnych bez odpowiednich uprawnień. Więcej szczegółów w sekcji Współpraca i bezpieczeństwo.
Współpraca zespołowa
Udostępnianie ramek płótna
Na płótnie możesz tworzyć ramki współpracy — wydzielone obszary udostępnione konkretnym osobom lub grupom.
Ustaw uprawnienie: tylko odczyt lub edycja.
Obszary poufne i Bezpieczeństwo (KMS)
Projekt oznaczony jako poufny jest widoczny wyłącznie dla wybranych użytkowników. Harmonogram, notatki i pliki są ukryte dla pozostałych.
Dane zabezpieczone są z wykorzystaniem technologii KMS (Key Management Service), gdzie klucze szyfrujące (Master Key) są zarządzane centralnie i udostępniane tylko uprawnionym członkom organizacji. Dzięki temu dostęp do najbardziej wrażliwych plików i projektów jest ściśle kontrolowany.
Asystent AI nie przetwarza danych z projektów poufnych dla użytkowników bez odpowiednich uprawnień — system KMS blokuje dostęp asystentowi do odszyfrowania tych danych w kontekście nieuprawnionego zapytania.
Powiadomienia
HUBAL automatycznie powiadamia (email + powiadomienie w aplikacji) o:
- Przypisaniu nowego zadania
- Zbliżającym się terminie
- Zmianie w udostępnionym projekcie
- Nowym komentarzu / wiadomości na czacie
- Alertach Agenta Brain (nowe sygnały biznesowe)
Narzędzia boczne
Ikony w dolnej części sidebara to narzędzia dostępne w każdym module. Kliknięcie otwiera panel nakładkowy bez opuszczania aktualnego widoku.
Procedury i reguły automatyzacji
Narzędzie Procedury w sidebarze porządkuje zasady działania firmy w jednym miejscu. Ma dwa działy.
📘 Procedury zespołu
Firmowe instrukcje „u nas robi się to tak" — np. Obsługa reklamacji, Odbiór budowy krok po kroku, Onboarding pracownika.
- Tworzenie: kliknij ＋ Nowa procedura, podaj tytuł, kategorię i tagi. HUBAL utworzy dokument Word ze startowym szablonem (Cel / Krok po kroku / Odpowiedzialni / Uwagi) i otworzy go w edytorze Office prosto w przeglądarce.
- Edycja: pełny edytor Word (OnlyOffice) z automatycznym zapisem — bez instalowania czegokolwiek.
- Podgląd: przycisk 👁 otwiera procedurę jako duże, czytelne strony PDF — do przeglądania bez ryzyka przypadkowej edycji. Idealne dla pracowników.
- Porządek: procedury grupują się po kategoriach, a tagi (#reklamacje, #budowa…) pomagają w wyszukiwaniu.
- Pobieranie: każdy dokument pobierzesz jako DOCX (edytowalny) lub PDF.
- Uprawnienia: procedury widzi cały zespół; zmieniać metadane i usuwać może autor lub admin. Dostępne w planie HUBAL Start i wyższych.
⚙️ Reguły automatyzacji
Zbiorczy widok wszystkich reguł automatyzacji organizacji — serce systemu:
- Reguły projektów — pogrupowane po projektach (np. pytanie w mailu → powiadomienie, załączniki → kanwa, raport czasu pracy co poniedziałek),
- Reguły kontrahentów — pogrupowane po kontrahentach (np. spóźniona faktura → gotowy mail z przypomnieniem),
- Moje reguły z czatu — osobiste reguły utworzone rozmową z asystentem.
Rozwinięcie grupy pokazuje pełną sekcję reguł: włączanie/wyłączanie pojedynczych, edycja ✏️, usuwanie i dodawanie nowych z gotowych szablonów. Administrator może jednym przyciskiem wyłączyć lub włączyć wszystkie reguły projektu/kontrahenta (np. na czas urlopu).
Administracja i ustawienia
Panel administracyjny (dostępny przez ikonę Ustawienia w sidebarze) to jedna z najważniejszych i najbardziej rozbudowanych sekcji w systemie HUBAL. Widoczność poszczególnych opcji zależy od roli użytkownika (Admin / Manager / User).
Konto
W tej sekcji możesz zmienić swoje hasło dostępowe oraz zarządzać aktywną subskrypcją. Pozwala ona monitorować Twój obecny plan abonamentowy i przechodzić między płatnymi tierami.
Uprawnienia
Tu definiujesz szablony praw, czyli presety uprawnień dla ról (np. Menadżer Finansowy, Technik, Pracownik Biurowy). Możesz w nich włączać i wyłączać dostęp do wybranych modułów. Możesz też nadawać poszczególnym użytkownikom specyficzne uprawnienia.
Adnotacja: Pozostałe ustawienia i dane użytkowników (np. ich stawki, urlopy) edytujemy na Pulpicie w zakładce Zespół.
Grupy
Tworzysz tutaj i edytujesz Grupy robocze, zgodnie z faktycznym podziałem w Twojej organizacji (np. oddziały firmy lub zespoły dyscyplinarne: Architekci, Marketing).
Wygaszanie widoków: Podział na grupy jest niezwykle przydatny w dalszej pracy w HUBAL – pozwala na "wygaszanie" (filtrowanie) projektów i zadań należących do innych grup, by nie zaśmiecały one Twojego osobistego widoku pracy.
Ustawienia AI
Najbardziej zaawansowana część portalu. Pozwala dostrajać Asystenta AI do Twoich potrzeb:
- Profil organizacji: Wstępnie przekazujesz sztucznej inteligencji opis działalności firmy, co robi i jaki ma cel. Dzięki temu AI będzie trafniej sugerować zadania, precyzyjniej szacować ich czas oraz generować adekwatne alerty.
- Zachowanie AI: Suwaki i opcje dostrajające agenta (częstotliwość raportowania, wrażliwość na opóźnienia, czułość powiadomień).
- Skille AI: Instrukcje skupione na jednym temacie (np. jak AI ma odpowiadać na zapytania klientów lub jak ma sprawdzać kody budowlane). Skille ładują się domyślnie zgodnie z profilem z pierwszej zakładki, ale możesz też dodawać je z biblioteki skilli lub tworzyć własne od zera.
Pamięć i Historia
Podgląd notatek agenta. AI zapisuje tu wszystko, co na bieżąco zauważa (analizując przesyłane maile, notatki czy tworzone zadania). Jest to funkcja dla zaawansowanych użytkowników. Wymaga manualnej edycji tylko w rzadkich, specyficznych przypadkach – na przykład, jeśli agent omyłkowo przyporządkuje firmę do innej gałęzi, z którą pracujesz, i potrzebna jest korekta w jego "mózgu".
Prywatność
Centrum RODO i wymiany danych:
- Dostęp diagnostyczny: Zbiorcze udzielanie dostępów do profilu firmy dla twórców HUBAL w celu diagnozy błędów przez personel.
- Pobieranie danych: Jeśli masz uprawnienia, pobierzesz stąd wszystkie pliki, dane z kanwasów i preferencje jako zbiorczy backup dla siebie. Warto z tego korzystać regularnie, przechowując lokalną kopię swoich zasobów po stronie klienta.
- Import danych: Z opcji pobierania wynikają możliwości przywracania – po np. rocznym zawieszeniu konta, możesz użyć wyeksportowanego archiwum, by zaimportować wszystkie projekty i odtworzyć portal.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Kliknij ikonę Pomoc () w sidebarze, aby ponownie uruchomić kreator onboardingu lub otworzyć tę instrukcję. W nagłych przypadkach napisz na support@hubal-project.com.