Instrukcja obsługi v4.0
Kompletny przewodnik po systemie HUBAL — od pierwszego logowania do zaawansowanych funkcji AI.
Szybki start
Poniżej opisano jak zacząć pracę z HUBAL w mniej niż 5 minut.
Rejestracja nowej organizacji
Nową organizację zakładają osoby, które nie mają kodu dostępu administratora i chcą założyć nową organizację, którą będą zarządzać w HUBAL. Osoba, która zakłada nową organizację nabywa prawa administratora i właściciela konta. Może ona ustanawiać innych administratorów i udzielać uprawnień innym osobom. Admin przesyła zaproszenia innym użytkownikom, którzy mogą dołączyć do organizacji z uprawnieniami, które zostały im przyznane.
Rejestracja i logowanie
Wejdź na stronę główną HUBAL. Jeśli nie masz jeszcze konta, kliknij Zarejestruj się, aby wybrać plan i założyć konto organizacji.
HUBAL oferuje plany: Free Start PRO. Możesz zacząć od planu darmowego i uaktualnić w dowolnym momencie.
Wpisz adres e-mail i hasło organizacji. Jeśli logujesz się po raz pierwszy, użyj danych z maila powitalnego.
Pierwsze logowanie uruchamia interaktywny kreator, który prowadzi przez ustawienia organizacji i podstawowe funkcje.
Jeśli otrzymałeś zaproszenie do HUBAL:
- Kliknij link w e-mailu z zaproszeniem, aby akceptować dostęp.
- Zostaniesz poproszony o ustawienie swojego hasła i dokończenie rejestracji swojego profilu.
- Następnie przejdziesz przez osobisty Onboarding (ustawienie własnych preferencji, np. awatar, język).
- Swoje uprawnienia sprawdzisz w Ustawienia → Profil → Moje uprawnienia — zobaczysz tam swoją rolę, grupy oraz listę przyznanych praw (np. dostęp do finansów, zatwierdzanie urlopów). Podgląd jest tylko do odczytu; w sprawie zmiany uprawnień skontaktuj się z administratorem organizacji.
Utwórz pierwszy projekt
Po zalogowaniu znajdziesz się na Pulpicie. Stąd możesz przejść do modułu Harmonogramy Gantt, aby utworzyć nowy projekt.
Kliknij ikonę pliku z plusem lub przycisk Nowy projekt.
Podaj nazwę, opis, przypisz opiekuna (Project Managera) oraz określ wstępne ramy czasowe.
Pulpit i zadania
Pulpit to centrum dowodzenia. Widzisz tu swoje przypisane zadania, najnowsze alerty i skróty do projektów. Aby zmienić status zadania (np. na W toku lub Zakończone), po prostu przeciągnij je (drag-and-drop) do odpowiedniej kolumny w widoku Kanban.
Zakończenie zadania może odblokować kolejne etapy projektu dla innych członków zespołu. HUBAL automatycznie wyśle im powiadomienie.
Widgety pulpitu
Pulpit składa się z widgetów ułożonych na siatce (12 kolumn) — każdy przesuwasz i skalujesz. Tryb edycji włączasz ikoną Układ w sidebarze (dodawanie, usuwanie i rozmieszczanie metodą przeciągnij-i-upuść). Układ zapisywany jest osobno dla każdego użytkownika, a jeśli chcesz — możesz mieć kilka pulpitów (desktopów), każdy z innym zestawem widgetów.
| Widget | Co pokazuje / funkcja | Dostępność |
|---|---|---|
| Dzisiaj | Harmonogram godzinowy z przypomnieniami na bieżący dzień. | wszyscy |
| Zadania | Lista zadań: zaległe, bieżące i przyszłe. Zadanie oznaczasz jako wykonane lub przenosisz na inny dzień, przeciągając kafelek na przyciski w nagłówku widgetu. | wszyscy |
| Notatki | Karteczki, listy „do zrobienia" i dokumenty tekstowe. | wszyscy |
| Kanban | Tablica z kolumnami: Do zrobienia, W trakcie, Zrobione. | wszyscy |
| Kalendarz | Miesięczny kalendarz z kamieniami milowymi i przypomnieniami. | wszyscy |
| Wykres Gantta | Wizualizacja harmonogramu projektów — na całą szerokość pulpitu. | wszyscy |
| Plan tygodniowy | Macierz tygodnia: wiersze = dni, kolumny = projekty z zadaniami na dany dzień. | wszyscy |
| Czas pracy | Rejestracja czasu pracy — zegar ze startem/stopem. | wszyscy |
| Przepływy pieniężne | Wykres cash flow z Centrum Finansowego: wpływy, wydatki i saldo. | tylko dostęp do finansów |
| Aktywność Zespołu | Podgląd, nad czym pracują członkowie zespołu. | wszyscy |
| Centrum Aktywności (Admin) | Jak „Aktywność Zespołu" + sterowanie licznikami czasu pracy zespołu. | tylko administrator / właściciel |
| Aplikacja AI | Mini-aplikacja wygenerowana przez AI, osadzona bezpośrednio na pulpicie. | gdy w organizacji włączono Aplikacje AI |
Centrum Aktywności (Admin) pojawia się na liście dodawania tylko u administratora i właściciela. Przepływy pieniężne — tylko u osób z dostępem do informacji finansowych. Aplikacja AI — gdy w organizacji włączono tę funkcję. Dla obszarów poufnych system automatycznie dokłada osobny Wykres Gantta (poufny) — nie wybiera się go z listy.
Co potrafi każdy widget
Centrum finansów
Moduł dostępny tylko dla użytkowników z przypisanymi uprawnieniami finansowymi. Pozwala śledzić budżety, koszty stałe i przypisywać faktury do konkretnych projektów.
Płótno 2D (Canvas)
Unikalna funkcja HUBAL pozwalająca na wizualną organizację pracy w przestrzeni 2D. Wykorzystywana do tworzenia rzutów, wgrywania planów, umieszczania dokumentów i tagowania na nich zadań.
Poruszanie się po płótnie
Pliki i dokumenty
Na płótno wrzucasz pliki przyciskiem Add file lub przeciągnięciem: obrazy (PNG, JPG, WebP), pliki PDF (z wyborem stron), rysunki DXF/CAD oraz dokumenty Office.
Pliki Office (Word, Excel, PowerPoint) edytujesz bezpośrednio na płótnie, we wbudowanym edytorze — bez pobierania i bez otwierania zewnętrznych programów. Zmiany zapisują się z powrotem do pliku.
Asystent AI ma dostęp do treści plików tekstowych i dokumentów umieszczonych na płótnie — potrafi je czytać i analizować. Może też sam tworzyć nowe dokumenty i notatki tekstowe bezpośrednio na płótnie na Twoje polecenie (np. „sporządź notatkę ze spotkania i połóż ją na płótnie").
Pliki podpięte do zadań
Do każdego zadania możesz podpiąć pliki — np. wniosek, który trzeba uzupełnić w ramach zadania. Robisz to na dwa sposoby:
- Na płótnie: wyciągnij nitkę z krawędzi kafelka zadania i upuść ją na dowolnym pliku leżącym na płótnie. Powstanie połączenie zadanie–plik (podwójne kliknięcie w nitkę usuwa powiązanie).
- W harmonogramie (Gantt): otwórz edycję zadania — w sekcji „📎 Pliki zadania" podpinasz istniejący plik projektu albo wgrywasz nowy (trafi też na płótno projektu).
Co daje powiązanie:
- W Centrum projektu → Pliki przy pliku widzisz, do którego zadania jest podpięty i czy zadanie jest już wykonane.
- Na tablicy Kanban karta zadania z plikami ma ikonkę spinacza 📎.
- Każde powiązanie ma pieczątkę: kto i kiedy podpiął plik.
- Asystent AI widzi pliki zadania — zapytaj np. „co jest w pliku podpiętym do zadania Uzupełnij wniosek?", a asystent odczyta i przeanalizuje dokument (także skany — przez rozpoznawanie tekstu).
Wbudowany Edytor DXF
HUBAL wspiera również pracę z rysunkami wektorowymi CAD / DXF. Zamiast używać zewnętrznego oprogramowania, możesz bezpośrednio:
- Importować pliki `.dxf`.
- Dokonywać miar i sprawdzać warstwy rysunku na specjalnym widoku Płótna.
- Przypinać do wektorów konkretne pinezki z zadaniami dla wykonawców (Synchronizacja).
Sync Gantt ↔ Canvas
Każdy obiekt na płótnie można powiązać z zadaniem w harmonogramie.
Harmonogramy Gantt
Widok klasycznego diagramu Gantta dostępny pod przyciskiem projektów. Umożliwia precyzyjne planowanie w czasie.
Kliknij i przeciągnij na osi czasu obok zadania.
Przeciągnij kółko z końca jednego zadania do początku drugiego, by utworzyć link (Finish-to-Start).
Dzięki zdefiniowaniu Czasu Pracy w ustawieniach (Onboarding), AI na bieżąco analizuje harmonogram i ostrzega o przeciążeniach.
Notatki i dokumenty
Notatki to widget pulpitu — tablica z kolorowymi karteczkami, na której zapisujesz to, co nie jest zadaniem: ustalenia z telefonu, listy zakupów materiałów, numery, wklejone zdjęcia. Dodajesz je przyciskiem + w nagłówku widgetu.
Edytor. Notatkę piszesz w edytorze tekstu sformatowanego: pogrubienie, kursywa, podkreślenie, przekreślenie, listy numerowane i punktowane, link oraz zdjęcie (wgrywane do magazynu organizacji, do 10 MB — nie powiększa samej notatki). Krótką poprawkę zrobisz też bez otwierania okna: kliknij dwukrotnie treść karteczki i pisz w miejscu.
Wygląd karteczki. Przy zapisie wybierasz kolor tła i rozmiar (mały / średni / duży). Karteczki przesuwasz po tablicy przeciąganiem, a klikając nagłówek — zwijasz je do samego paska tytułu, żeby zrobić miejsce.
Kolor, rozmiar, położenie i katalog karteczki zapisują się osobno dla każdego użytkownika. Jeśli udostępnisz komuś notatkę, zobaczy tę samą treść, ale ułoży ją u siebie tak, jak mu wygodnie — u Ciebie nic się nie przesunie.
Katalogi (zakładki). Nad tablicą są zakładki katalogów. Możesz założyć własny (np. Klienci, Zakupy), zmienić mu nazwę i przenosić do niego karteczki. Przy kasowaniu katalogu system pyta, czy notatki z niego usunąć, czy tylko wyjąć na tablicę główną.
Udostępnianie. Notatka domyślnie jest prywatna. Przyciskiem udostępniania wskazujesz grupy lub konkretne osoby — także osoby z organizacji zewnętrznych, z którymi współpracujecie. Cofnięcie udostępnienia to odznaczenie tej samej pozycji.
Archiwum. Usunięta notatka trafia do archiwum widgetu (sekcja Zarchiwizowane), skąd można ją przywrócić. Dopiero stamtąd kasuje się ją trwale.
Jeżeli asystent AI przygotuje wariant terminów, pojawia się on w widgecie Notatek jako karta z pytaniem i przyciskami wyboru. Decyzję możesz podjąć od razu albo odłożyć — dopiero zaakceptowana propozycja zmienia daty w harmonogramie.
Asystent AI
System HUBAL zintegrowany jest z zaawansowanym asystentem opartym o LLM, nazwanym Agent Brain, który potrafi analizować dane projektowe w czasie rzeczywistym.
Aktywacja
Kliknij ikonę Asystent () w sidebarze — panel chatbota wysuwa się z prawej strony.
Co potrafi Asystent?
Pisanie maili przez asystenta
Asystent potrafi przygotować maila wysyłanego z Twojej skrzynki — ale nigdy nie wysyła go sam. Wysyłka następuje wyłącznie po Twoim kliknięciu „Wyślij".
Jak to działa krok po kroku:
— np. „napisz maila do Michała Szpaka, żeby przesłał umowę o prace projektowe".
— przeszukuje Twoją książkę adresową (budowaną automatycznie z całej korespondencji) oraz pamięć organizacji. Jeśli pasuje kilka osób, pokaże listę do wyboru; jeśli nikogo nie znajdzie — poprosi Cię o adres.
— z adresatem, tematem i pełną treścią maila do przejrzenia.
— na końcu każdego maila wysyłanego przez asystenta automatycznie dodawana jest krótka stopka z informacją, że wiadomość przygotował asystent HUBAL (zobaczysz ją w podglądzie). Trafia pod Twój standardowy podpis z ustawień Poczty.
— klikasz „Wyślij" (mail wychodzi Twoją skrzynką i trafia do folderu „Wysłane") albo „Odrzuć" (nic się nie dzieje).
Asystent AI respektuje ustawienia prywatności. Nie przetwarza danych z obszarów poufnych bez odpowiednich uprawnień. Więcej szczegółów w sekcji Współpraca i bezpieczeństwo.
Współpraca zespołowa
Udostępnianie ramek płótna
Na płótnie możesz tworzyć ramki współpracy — wydzielone obszary udostępnione konkretnym osobom lub grupom.
Ustaw uprawnienie: tylko odczyt lub edycja.
Obszary poufne i Bezpieczeństwo (KMS)
Projekt oznaczony jako poufny jest widoczny wyłącznie dla wybranych użytkowników. Harmonogram, notatki i pliki są ukryte dla pozostałych.
Dane zabezpieczone są z wykorzystaniem technologii KMS (Key Management Service), gdzie klucze szyfrujące (Master Key) są zarządzane centralnie i udostępniane tylko uprawnionym członkom organizacji. Dzięki temu dostęp do najbardziej wrażliwych plików i projektów jest ściśle kontrolowany.
Asystent AI nie przetwarza danych z projektów poufnych dla użytkowników bez odpowiednich uprawnień — system KMS blokuje dostęp asystentowi do odszyfrowania tych danych w kontekście nieuprawnionego zapytania.
Powiadomienia
HUBAL automatycznie powiadamia (email + powiadomienie w aplikacji) o:
- Przypisaniu nowego zadania
- Zbliżającym się terminie
- Zmianie w udostępnionym projekcie
- Nowym komentarzu / wiadomości na czacie
- Alertach Agenta Brain (nowe sygnały biznesowe)
Narzędzia boczne
Ikony w dolnej części sidebara to narzędzia dostępne w każdym module. Kliknięcie otwiera panel nakładkowy bez opuszczania aktualnego widoku.
Procedury i reguły automatyzacji
Narzędzie Procedury w sidebarze porządkuje zasady działania firmy w jednym miejscu. Ma dwa działy.
📘 Procedury zespołu
Firmowe instrukcje „u nas robi się to tak" — np. Obsługa reklamacji, Odbiór budowy krok po kroku, Onboarding pracownika.
- Tworzenie: kliknij ＋ Nowa procedura, podaj tytuł, kategorię i tagi. HUBAL utworzy dokument Word ze startowym szablonem (Cel / Krok po kroku / Odpowiedzialni / Uwagi) i otworzy go w edytorze Office prosto w przeglądarce.
- Edycja: pełny edytor Word (OnlyOffice) z automatycznym zapisem — bez instalowania czegokolwiek.
- Podgląd: przycisk 👁 otwiera procedurę jako duże, czytelne strony PDF — do przeglądania bez ryzyka przypadkowej edycji. Idealne dla pracowników.
- Porządek: procedury grupują się po kategoriach, a tagi (#reklamacje, #budowa…) pomagają w wyszukiwaniu.
- Pobieranie: każdy dokument pobierzesz jako DOCX (edytowalny) lub PDF.
- Uprawnienia: procedury widzi cały zespół; zmieniać metadane i usuwać może autor lub admin. Dostępne w planie HUBAL Start i wyższych.
⚙️ Reguły automatyzacji
Zbiorczy widok wszystkich reguł automatyzacji organizacji — serce systemu:
- Reguły projektów — pogrupowane po projektach (np. pytanie w mailu → powiadomienie, załączniki → kanwa, raport czasu pracy co poniedziałek),
- Reguły kontrahentów — pogrupowane po kontrahentach (np. spóźniona faktura → gotowy mail z przypomnieniem),
- Moje reguły z czatu — osobiste reguły utworzone rozmową z asystentem.
Rozwinięcie grupy pokazuje pełną sekcję reguł: włączanie/wyłączanie pojedynczych, edycja ✏️, usuwanie i dodawanie nowych z gotowych szablonów. Administrator może jednym przyciskiem wyłączyć lub włączyć wszystkie reguły projektu/kontrahenta (np. na czas urlopu).
Administracja i ustawienia
Panel administracyjny (dostępny przez ikonę Ustawienia w sidebarze) to jedna z najważniejszych i najbardziej rozbudowanych sekcji w systemie HUBAL. Widoczność poszczególnych opcji zależy od roli użytkownika (Admin / Manager / User).
Konto
W tej sekcji możesz zmienić swoje hasło dostępowe oraz zarządzać aktywną subskrypcją. Pozwala ona monitorować Twój obecny plan abonamentowy i przechodzić między płatnymi tierami.
Uprawnienia
Tu definiujesz szablony praw, czyli presety uprawnień dla ról (np. Menadżer Finansowy, Technik, Pracownik Biurowy). Możesz w nich włączać i wyłączać dostęp do wybranych modułów. Możesz też nadawać poszczególnym użytkownikom specyficzne uprawnienia.
Adnotacja: Pozostałe ustawienia i dane użytkowników (np. ich stawki, urlopy) edytujemy na Pulpicie w zakładce Zespół.
Grupy
Tworzysz tutaj i edytujesz Grupy robocze, zgodnie z faktycznym podziałem w Twojej organizacji (np. oddziały firmy lub zespoły dyscyplinarne: Architekci, Marketing).
Wygaszanie widoków: Podział na grupy jest niezwykle przydatny w dalszej pracy w HUBAL – pozwala na "wygaszanie" (filtrowanie) projektów i zadań należących do innych grup, by nie zaśmiecały one Twojego osobistego widoku pracy.
Ustawienia AI
Najbardziej zaawansowana część portalu. Pozwala dostrajać Asystenta AI do Twoich potrzeb:
- Profil organizacji: Wstępnie przekazujesz sztucznej inteligencji opis działalności firmy, co robi i jaki ma cel. Dzięki temu AI będzie trafniej sugerować zadania, precyzyjniej szacować ich czas oraz generować adekwatne alerty.
- Zachowanie AI: Suwaki i opcje dostrajające agenta (częstotliwość raportowania, wrażliwość na opóźnienia, czułość powiadomień).
- Skille AI: Instrukcje skupione na jednym temacie (np. jak AI ma odpowiadać na zapytania klientów lub jak ma sprawdzać kody budowlane). Skille ładują się domyślnie zgodnie z profilem z pierwszej zakładki, ale możesz też dodawać je z biblioteki skilli lub tworzyć własne od zera.
Pamięć i Historia
Podgląd notatek agenta. AI zapisuje tu wszystko, co na bieżąco zauważa (analizując przesyłane maile, notatki czy tworzone zadania). Jest to funkcja dla zaawansowanych użytkowników. Wymaga manualnej edycji tylko w rzadkich, specyficznych przypadkach – na przykład, jeśli agent omyłkowo przyporządkuje firmę do innej gałęzi, z którą pracujesz, i potrzebna jest korekta w jego "mózgu".
Prywatność
Centrum RODO i wymiany danych:
- Dostęp diagnostyczny: Zbiorcze udzielanie dostępów do profilu firmy dla twórców HUBAL w celu diagnozy błędów przez personel.
- Pobieranie danych: Jeśli masz uprawnienia, pobierzesz stąd wszystkie pliki, dane z kanwasów i preferencje jako zbiorczy backup dla siebie. Warto z tego korzystać regularnie, przechowując lokalną kopię swoich zasobów po stronie klienta.
- Import danych: Z opcji pobierania wynikają możliwości przywracania – po np. rocznym zawieszeniu konta, możesz użyć wyeksportowanego archiwum, by zaimportować wszystkie projekty i odtworzyć portal.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Kliknij ikonę Pomoc () w sidebarze, aby ponownie uruchomić kreator onboardingu lub otworzyć tę instrukcję. W nagłych przypadkach napisz na support@hubal-project.com.