Instrukcja obsługi v4.0
Kompletny przewodnik po systemie HUBAL — od pierwszego logowania do zaawansowanych funkcji AI.
Szybki start
Poniżej opisano jak zacząć pracę z HUBAL w mniej niż 5 minut.
Rejestracja nowej organizacji
Nową organizację zakładają osoby, które nie mają kodu dostępu administratora i chcą założyć nową organizację, którą będą zarządzać w HUBAL. Osoba, która zakłada nową organizację nabywa prawa administratora i właściciela konta. Może ona ustanawiać innych administratorów i udzielać uprawnień innym osobom. Admin przesyła zaproszenia innym użytkownikom, którzy mogą dołączyć do organizacji z uprawnieniami, które zostały im przyznane.
Rejestracja i logowanie
Wejdź na stronę główną HUBAL. Jeśli nie masz jeszcze konta, kliknij Zarejestruj się, aby wybrać plan i założyć konto organizacji.
HUBAL oferuje plany: Free Start PRO. Możesz zacząć od planu darmowego i uaktualnić w dowolnym momencie.
Wpisz adres e-mail i hasło organizacji. Jeśli logujesz się po raz pierwszy, użyj danych z maila powitalnego.
Pierwsze logowanie uruchamia interaktywny kreator, który prowadzi przez ustawienia organizacji i podstawowe funkcje.
Jeśli otrzymałeś zaproszenie do HUBAL:
- Kliknij link w e-mailu z zaproszeniem, aby akceptować dostęp.
- Zostaniesz poproszony o ustawienie swojego hasła i dokończenie rejestracji swojego profilu.
- Następnie przejdziesz przez osobisty Onboarding (ustawienie własnych preferencji, np. awatar, język).
- Swoje uprawnienia sprawdzisz w panelu Zespół → Ludzie: na swojej karcie otwórz zakładkę Uprawnienia (skrót: Ustawienia → Konto → Moje uprawnienia → Zobacz w Zespole). Zobaczysz tam swoją rolę, grupy oraz listę przyznanych praw (np. dostęp do finansów, zatwierdzanie urlopów). Podgląd jest tylko do odczytu; w sprawie zmiany uprawnień skontaktuj się z administratorem organizacji.
Utwórz pierwszy projekt
Po zalogowaniu znajdziesz się na Pulpicie. Stąd możesz przejść do modułu Harmonogramy Gantt, aby utworzyć nowy projekt.
Rozwinie się wybór: Pusty projekt, Z szablonu albo Z kreatora AI.
(pusty projekt)
Podaj nazwę, opis, przypisz opiekuna (Project Managera) oraz określ wstępne ramy czasowe.
Gdy po zapisaniu wrócisz na Pulpit, plusik Dodaj element w wierszu nowego projektu przez kilka sekund pulsuje — od niego zaczynasz dodawać zadania.
W zakładce Klienci przycisk Nowy klient działa tak samo: wybierasz Wpisz dane klienta albo Z asystenta AI, a po dodaniu klienta pulsuje plusik w jego wierszu.
Pulpit i zadania
Pulpit to centrum dowodzenia. Widzisz tu swoje przypisane zadania, najnowsze alerty i skróty do projektów. Aby zmienić status zadania (np. na W toku lub Zakończone), po prostu przeciągnij je (drag-and-drop) do odpowiedniej kolumny w widoku Kanban.
Zakończenie zadania może odblokować kolejne etapy projektu dla innych członków zespołu. HUBAL automatycznie wyśle im powiadomienie.
Widgety pulpitu
Pulpit składa się z widgetów ułożonych na siatce (12 kolumn) — każdy przesuwasz i skalujesz. Tryb edycji włączasz ikoną Układ w sidebarze (dodawanie, usuwanie i rozmieszczanie metodą przeciągnij-i-upuść). Układ zapisywany jest osobno dla każdego użytkownika, a jeśli chcesz — możesz mieć kilka pulpitów (desktopów), każdy z innym zestawem widgetów.
| Widget | Co pokazuje / funkcja | Dostępność |
|---|---|---|
| Dzisiaj | Harmonogram godzinowy z przypomnieniami na bieżący dzień. | wszyscy |
| Zadania | Lista zadań: zaległe, bieżące i przyszłe. Zadanie oznaczasz jako wykonane lub przenosisz na inny dzień, przeciągając kafelek na przyciski w nagłówku widgetu. | wszyscy |
| Notatki | Karteczki, listy „do zrobienia" i dokumenty tekstowe. | wszyscy |
| Kanban | Tablica z kolumnami: Do zrobienia, W trakcie, Zrobione. | wszyscy |
| Kalendarz | Miesięczny kalendarz z kamieniami milowymi i przypomnieniami. | wszyscy |
| Wykres Gantta | Wizualizacja harmonogramu projektów — na całą szerokość pulpitu. | wszyscy |
| Plan tygodniowy | Macierz tygodnia: wiersze = dni, kolumny = projekty z zadaniami na dany dzień. | wszyscy |
| Czas pracy | Rejestracja czasu pracy — zegar ze startem/stopem. | wszyscy |
| Przepływy pieniężne | Wykres cash flow z Centrum Finansowego: wpływy, wydatki i saldo. | tylko dostęp do finansów |
| Aktywność Zespołu | Podgląd, nad czym pracują członkowie zespołu. | wszyscy |
| Centrum Aktywności (Admin) | Jak „Aktywność Zespołu" + sterowanie licznikami czasu pracy zespołu. | tylko administrator / właściciel |
| Aplikacja AI | Mini-aplikacja wygenerowana przez AI, osadzona bezpośrednio na pulpicie. | gdy w organizacji włączono Aplikacje AI |
Centrum Aktywności (Admin) pojawia się na liście dodawania tylko u administratora i właściciela. Przepływy pieniężne — tylko u osób z dostępem do informacji finansowych. Aplikacja AI — gdy w organizacji włączono tę funkcję. Dla obszarów poufnych system automatycznie dokłada osobny Wykres Gantta (poufny) — nie wybiera się go z listy.
Co potrafi każdy widget
Centrum finansów
Moduł dostępny tylko dla użytkowników z przypisanymi uprawnieniami finansowymi. Pozwala śledzić budżety, koszty stałe i przypisywać faktury do konkretnych projektów.
KSeF — połączenie certyfikatem
Od 1 stycznia 2027 r. tokeny KSeF przestają działać — firmę z KSeF łączy się wtedy certyfikatem KSeF. W HUBAL możesz przełączyć się już teraz. Potrzebujesz planu PRO, dostępu do finansów i roli administratora; karta KSeF jest dla firm z Polski.
W Aplikacji Podatnika KSeF (Ministerstwo Finansów) wygeneruj certyfikat KSeF i zapisz dwa pliki: certyfikat (.crt, .cer albo .pem) i klucz prywatny (.key albo .pem). Hasło do klucza jest tylko wtedy, gdy ustawiłeś je przy generowaniu.
Ustawienia → Integracje → sekcja „Firma” → KSeF → „Ustawienia KSeF”. Ta sama karta jest w Centrum finansów → zakładka Ustawienia. Zaznacz „Włącz integrację KSeF” — bez tego karta jest wyszarzona.
W części „Certyfikat KSeF” wskaż plik certyfikatu, plik klucza i ewentualnie hasło, a potem kliknij „Zapisz certyfikat”. Pojawi się komunikat „Certyfikat zapisany…”, a przy nagłówku data ważności certyfikatu.
Wróć wyżej do listy „Metoda uwierzytelniania” i wybierz „Certyfikat KSeF (XAdES)”. Wybór zapisuje się sam (nie trzeba klikać „Zapisz ustawienia”), a HUBAL od razu sprawdza logowanie.
Gdy coś pójdzie nie tak: jeśli logowanie certyfikatem się nie uda, HUBAL wraca do tokenu (działa do 31.12.2026), więc faktury dalej się pobierają. Przycisk „Diagnozuj uprawnienia” pokazuje, czy logowanie certyfikatem przeszło i jakie uprawnienia ma firma w KSeF.
Płótno 2D (Canvas)
Unikalna funkcja HUBAL pozwalająca na wizualną organizację pracy w przestrzeni 2D. Wykorzystywana do tworzenia rzutów, wgrywania planów, umieszczania dokumentów i tagowania na nich zadań.
Poruszanie się po płótnie
Pliki i dokumenty
Na płótno wrzucasz pliki przyciskiem Add file lub przeciągnięciem: obrazy (PNG, JPG, WebP), pliki PDF (z wyborem stron), rysunki DXF/CAD oraz dokumenty Office.
Pliki Office (Word, Excel, PowerPoint) edytujesz bezpośrednio na płótnie, we wbudowanym edytorze — bez pobierania i bez otwierania zewnętrznych programów. Zmiany zapisują się z powrotem do pliku.
Asystent AI ma dostęp do treści plików tekstowych i dokumentów umieszczonych na płótnie — potrafi je czytać i analizować. Może też sam tworzyć nowe dokumenty i notatki tekstowe bezpośrednio na płótnie na Twoje polecenie (np. „sporządź notatkę ze spotkania i połóż ją na płótnie"). Jeśli dokument ma być tylko Twój, a nie leżeć na płótnie projektu, poproś o zapis na Dysk prywatny — patrz Zapis na Dysk i przepisywanie odręcznych notatek.
Pliki podpięte do zadań
Do każdego zadania możesz podpiąć pliki — np. wniosek, który trzeba uzupełnić w ramach zadania. Robisz to na dwa sposoby:
- Na płótnie: wyciągnij nitkę z krawędzi kafelka zadania i upuść ją na dowolnym pliku leżącym na płótnie. Powstanie połączenie zadanie–plik (podwójne kliknięcie w nitkę usuwa powiązanie).
- W harmonogramie (Gantt): otwórz edycję zadania — w sekcji „📎 Pliki zadania" podpinasz istniejący plik projektu albo wgrywasz nowy (trafi też na płótno projektu).
Co daje powiązanie:
- W Centrum projektu → Pliki przy pliku widzisz, do którego zadania jest podpięty i czy zadanie jest już wykonane.
- Na tablicy Kanban karta zadania z plikami ma ikonkę spinacza 📎.
- Każde powiązanie ma pieczątkę: kto i kiedy podpiął plik.
- Asystent AI widzi pliki zadania — zapytaj np. „co jest w pliku podpiętym do zadania Uzupełnij wniosek?", a asystent odczyta i przeanalizuje dokument (także skany — przez rozpoznawanie tekstu).
Wbudowany Edytor DXF
HUBAL wspiera również pracę z rysunkami wektorowymi CAD / DXF. Zamiast używać zewnętrznego oprogramowania, możesz bezpośrednio:
- Importować pliki `.dxf`.
- Dokonywać miar i sprawdzać warstwy rysunku na specjalnym widoku Płótna.
- Przypinać do wektorów konkretne pinezki z zadaniami dla wykonawców (Synchronizacja).
Sync Gantt ↔ Canvas
Każdy obiekt na płótnie można powiązać z zadaniem w harmonogramie.
Media AI — Media Kreator
Media AI to pracownia mediów na kanwie projektu: obrazy, klipy wideo, lektor, muzyka, montaż, napisy i modele 3D.
Media AI należy do płatnego dodatku Media Kreator: 19 zł netto miesięcznie za całą firmę, w każdym planie (także Free), bez względu na liczbę osób z dostępem. Dodatek włącza administrator w Ustawienia → Subskrypcja → Dodatki → Media Kreator → Dodaj pakiet — przed płatnością akceptuje w imieniu organizacji Warunki dodatku Media Kreator. Bez zaakceptowanych warunków tworzenie mediów jest wstrzymane (gotowe wyniki można nadal oglądać); gdy pojawi się nowa wersja warunków, administrator akceptuje ją przyciskiem Zaakceptuj warunki w tym samym miejscu. Po zakupie dostęp od razu ma właściciel organizacji; kolejne osoby albo całe presety uprawnień dodasz przyciskiem Kto ma dostęp.
Koszty i miejsce. Każde generowanie zużywa kredyty AI z puli firmy — koszt widzisz przed kliknięciem Generuj. Administrator ustala w Ustawienia → Subskrypcja → Kredyty AI → Podział kredytów, jaką część puli mogą zużyć media. Gotowe pliki zajmują miejsce na pliki organizacji.
Kafelki na kanwie
Wybierz rodzaj kafelka. Obiekty zaznaczone wcześniej na kanwie staną się jego wejściami.
Przycisk + wejście na kafelku: obraz, klip, nagranie, notatka albo inny kafelek. Wynik jednego kafelka może zasilać następny — Generuj z poprzednikami wygeneruje cały łańcuch po kolei.
Wynik pojawia się w kafelku, zwykle po 1–2 minutach (model 3D: 1–5 minut). Kolejną wiadomością w kafelku poprawiasz wynik, a strzałkami wracasz do wcześniejszej wersji (Użyj tej wersji).
| Kafelek | Co powstaje |
|---|---|
| Obraz | Grafika z opisu. Podłączony obraz może być Odniesieniem, obrazem do edycji (Edytuj ten obraz) albo wzorem stylu — rolę zmienisz, klikając ją na kafelku. |
| Klip | Krótki film z opisu albo z obrazu startowego (drugi obraz = ostatnia klatka). |
| Lektor | Nagranie czytanego tekstu wybranym głosem, także Moim głosem. |
| Muzyka | Instrumentalny podkład z opisu (ok. 30 s, bez wokalu). |
| Montaż | Film z obrazów, klipów, lektora i muzyki — prosty montaż albo Oś czasu ze ścieżkami, napisami i planszami. |
| Napisy | Napisy z mowy w podłączonym filmie; pobierzesz je jako plik .srt. |
| Model 3D | Bryła GLB ze zdjęcia przedmiotu albo z opisu — obrócisz ją w kafelku i pobierzesz. |
| Prompt | Wspólny opis dla innych kafelków, w dwóch polach: Treść i Styl. Odczytaj z medium odczyta treść i styl z podłączonych obrazów i filmów. Prompty zapiszesz w bibliotece (Moje albo Zespołu). |
Gdy kafelek potrzebuje obrazu, a masz tylko film, użyj Użyj klatki z filmu… — zatrzymaj film na wybranym kadrze, a klatka trafi na kanwę jako obraz.
Mój głos
Sklonować możesz tylko własny głos, nagrany na żywo w HUBAL. W kafelku Lektor wybierz model ElevenLabs — Mój głos i kliknij Nagraj swój głos. Przeczytaj na głos wyświetlony tekst razem ze zdaniem z losowym kodem (od 30 s do 3 minut, w cichym miejscu), nazwij głos i potwierdź oświadczenie, że to Twój własny głos nagrany teraz. Klonowanie trwa zwykle do minuty i zużywa kredyty. Nowy głos jest prywatny — czytać nim możesz tylko Ty, dopóki go nie udostępnisz; w Zarządzaj głosami udostępnisz go w organizacji, zmienisz mu nazwę albo go usuniesz. Usunięty głos znika także u dostawcy głosu.
Pobieranie i zapis na Dysku
Gotowy wynik Pobierz na komputer albo Zapisz na Dysku — w plikach projektu albo na swoim Dysku prywatnym. Zdjęcia, filmy, nagrania i modele 3D mogą mieć na Dysku do 5 GB (pozostałe pliki — do 100 MB).
Oznaczenie treści AI. Obrazy, filmy i nagrania z Media AI mają wbudowane poświadczenia treści (Content Credentials, standard C2PA) — podpisaną informację, że plik powstał z użyciem AI. Pobranie i zapis na Dysku jej nie usuwają. Każdy może ją sprawdzić na contentcredentials.org/verify. Film składany na osi czasu może też mieć widoczny, mały znak „AI” w prawym dolnym rogu — włączasz go przyciskiem Znak „AI” obok formatu filmu (domyślnie wyłączony).
Osoby z dostępem do Media Kreatora mogą też poprosić asystenta na kanwie projektu albo asystentkę AI z szablonu Marketing, np. „przygotuj trzy grafiki do posta z naszym logo". Przed większym zleceniem asystent podaje szacunkowy koszt, a wyniki trafiają na kanwę Media AI projektu.
Harmonogramy Gantt
Widok klasycznego diagramu Gantta dostępny pod przyciskiem projektów. Umożliwia precyzyjne planowanie w czasie.
Kliknij i przeciągnij na osi czasu obok zadania.
Przeciągnij kółko z końca jednego zadania do początku drugiego, by utworzyć link (Finish-to-Start).
Dzięki godzinom pracy firmy (ustawianym w kreatorze konfiguracji, a potem w Ustawienia → Godziny pracy firmy) AI na bieżąco analizuje harmonogram i ostrzega o przeciążeniach.
Notatki i dokumenty
Notatki to widget pulpitu — tablica z kolorowymi karteczkami, na której zapisujesz to, co nie jest zadaniem: ustalenia z telefonu, listy zakupów materiałów, numery, wklejone zdjęcia. Dodajesz je przyciskiem + w nagłówku widgetu.
Edytor. Notatkę piszesz w edytorze tekstu sformatowanego: pogrubienie, kursywa, podkreślenie, przekreślenie, listy numerowane i punktowane, link oraz zdjęcie (wgrywane do magazynu organizacji, do 10 MB — nie powiększa samej notatki). Krótką poprawkę zrobisz też bez otwierania okna: kliknij dwukrotnie treść karteczki i pisz w miejscu.
Wygląd karteczki. Przy zapisie wybierasz kolor tła i rozmiar (mały / średni / duży). Karteczki przesuwasz po tablicy przeciąganiem, a klikając nagłówek — zwijasz je do samego paska tytułu, żeby zrobić miejsce.
Kolor, rozmiar, położenie i katalog karteczki zapisują się osobno dla każdego użytkownika. Jeśli udostępnisz komuś notatkę, zobaczy tę samą treść, ale ułoży ją u siebie tak, jak mu wygodnie — u Ciebie nic się nie przesunie.
Katalogi (zakładki). Nad tablicą są zakładki katalogów. Możesz założyć własny (np. Klienci, Zakupy), zmienić mu nazwę i przenosić do niego karteczki. Przy kasowaniu katalogu system pyta, czy notatki z niego usunąć, czy tylko wyjąć na tablicę główną.
Udostępnianie. Notatka domyślnie jest prywatna. Przyciskiem udostępniania wskazujesz grupy lub konkretne osoby — także osoby z organizacji zewnętrznych, z którymi współpracujecie. Cofnięcie udostępnienia to odznaczenie tej samej pozycji.
Archiwum. Usunięta notatka trafia do archiwum widgetu (sekcja Zarchiwizowane), skąd można ją przywrócić. Dopiero stamtąd kasuje się ją trwale.
Karteczka w widgecie to notatka — do krótkich ustaleń, numerów, list. Gdy chcesz mieć plik (np. przepisaną transkrypcję spotkania jako dokument Word), poproś asystenta: „zapisz to na dysku w mojej przestrzeni prywatnej". Plik trafi do Dysku prywatnego (ikona Dysk w pasku bocznym), a nie na tablicę notatek. Asystent zawsze mówi wprost, gdzie zapisał — szczegóły w sekcji Zapis na Dysk.
Jeżeli asystent AI przygotuje wariant terminów, pojawia się on w widgecie Notatek jako karta z pytaniem i przyciskami wyboru. Decyzję możesz podjąć od razu albo odłożyć — dopiero zaakceptowana propozycja zmienia daty w harmonogramie.
Asystent AI
W HUBAL pracuje wbudowany Asystent HUBAL, który analizuje projekty, zadania, pocztę i finanse w czasie rzeczywistym — zawsze w granicach Twoich uprawnień. Obok niego działa Asystent alertów (alerty i przypomnienia), a firma może mieć własnych asystentów AI z imieniem i specjalnością — patrz Asystenci AI.
Panel Asystenta i rozmowy
Kliknij ikonę Asystent () w sidebarze — panel wysuwa się z prawej strony. U góry są zakładki: Asystent HUBAL, Asystent alertów i po jednej dla każdego asystenta AI Twojej firmy. Piszesz w zakładce tego asystenta, z którym chcesz rozmawiać.
Rozmowy i tematy. Przycisk Rozmowy w pasku panelu pokazuje wszystkie Twoje rozmowy z asystentami (poza alertami). Porządkujesz je w Tematy — np. osobny temat na klienta albo przetarg. Rozmowę przypniesz, nazwiesz po swojemu albo przeniesiesz do tematu. Temat może mieć własne instrukcje dla asystentów (np. „odpowiadaj w punktach, kwoty podawaj netto") i powiązany projekt HUBAL, którego asystent użyje, gdy nie wskażesz innego. Rozmowy i tematy widzisz tylko Ty.
Co potrafi Asystent?
Pełną listę — z podziałem na czat i czat głosowy oraz z informacją, kto może z czego korzystać — znajdziesz w sekcji Co potrafią asystenci.
Asystenci AI
Asystent AI to członek Zespołu AI z własną nazwą, rolą, kolorem i instrukcjami — np. specjalistka od marketingu albo od kadr. Pracuje z uprawnieniami osoby, która z nim rozmawia: nie pokaże więcej, niż ona może zobaczyć, a zmiany w zadaniach, harmonogramie czy finansach trafiają do zatwierdzenia jak w zwykłym czacie.
Dodawanie. Administrator dodaje asystentów w panelu Zespół → Zespół AI przyciskiem Dodaj asystenta AI. Liczba aktywnych asystentów zależy od planu: Free 1, Start 3, PRO 10. Najszybciej zacząć od szablonu — ma gotowe instrukcje i skille, które potem dopasujesz do firmy. Asystent dostaje na start nazwę szablonu (np. „Marketing"); w polu Nazwa możesz ją zmienić, także na własne imię:
| Szablon i nazwa na start | Czym się zajmuje |
|---|---|
| Wiedza ogólna | Pisma, tłumaczenia, porady techniczne, zdrowie, zakupy. Zawsze sprawdza w internecie i podaje źródła. |
| Marketing | Teksty, posty, kampanie, kalendarz treści i newslettery; grafiki, klipy, lektor i muzyka w Media AI. |
| Kadry i finanse | Kodeks pracy, urlopy, umowy, ZUS, PIT, KSeF i płynność firmy. Przepisy sprawdza u źródła; osobom uprawnionym pokazuje obciążenie i obecność zespołu. |
| Kreatywny | Burze mózgów, nazwy, hasła i koncepcje kampanii — najpierw dużo pomysłów, potem trzy najlepsze. |
Karta asystenta ma zakładki Profil (nazwa, rola, forma, kolor, instrukcje), Umiejętności (model, Kreatywność: Precyzyjny, Zrównoważony albo Kreatywny, obszary „Co może robić", skille i wiedza z folderów procedur), Dostęp (kto widzi asystenta) i Praca (zlecone prace i zadania cykliczne). Zmiany zapisuje administrator; pozostali widzą profil i pracę, a przyciskiem Napisz zaczynają rozmowę.
Praca z asystentami AI
- Rozmowa — w panelu Asystenta, w zakładce z jego nazwą. Głosem asystenci AI jeszcze nie rozmawiają.
- Konsultacja — „zapytaj asystenta Marketing o plan kampanii". Asystenci pytają się nawzajem o zdanie; wymianę zobaczysz w rozmowie jako blok dyskusji.
- Praca nad zadaniem w tle — „Marketing, zajmij się zadaniem Plan kampanii" albo, gdy asystent jest przypisany do zadania, przycisk Niech {nazwa asystenta} się tym zajmie w oknie zadania. Asystent z włączonym Pracuje samodzielnie nad przypisanymi zadaniami zaczyna sam. Podsumowanie przychodzi do panelu Asystenta, a zmiany w zadaniach — jako propozycje do zatwierdzenia.
- Czat zespołu — asystenta AI dodasz do czatu grupowego jak osobę; odpowiada, gdy ktoś go wspomni (@Marketing albo „Marketing, …" na początku wiadomości; asystent z własnym imieniem, np. Iza, reaguje też na samo imię w zdaniu). W czacie grupowym widzi tylko to, co widzi każdy uczestnik (np. finanse tylko wtedy, gdy wszyscy mają do nich dostęp), i niczego nie zapisuje. Z asystentem możesz też pisać w Czacie 1:1.
- Zadania cykliczne — „co miesiąc przygotuj mi zestawienie nowości w prawie pracy i ZUS". Do wyboru: codziennie, w dni robocze (bez świąt), co tydzień, co dwa tygodnie, co miesiąc albo co kwartał. Wynik przychodzi tylko do Ciebie — do panelu Asystenta, a na życzenie także jako plik Word na Dysk prywatny. Wstrzymasz, wznowisz i usuniesz je na karcie asystenta w zakładce Praca. Działa w aplikacji webowej; zadania cykliczne zleca się też Asystentowi HUBAL.
Skille. Skill to instrukcja na konkretny temat (np. jak odpowiadać na zapytania klientów albo jak sprawdzać przepisy). Administrator prowadzi je w Zespół → Zespół AI → Biblioteka skilli: dodaje gotowe z Biblioteki HUBAL albo pisze własne, a w Kto używa wybiera, którzy asystenci je stosują.
Rozmowy i praca asystentów AI zużywają kredyty AI z puli firmy. Mocniejszy model daje lepsze odpowiedzi, ale każda wiadomość kosztuje więcej — mnożnik widać przy wyborze modelu.
Zapis na Dysk i przepisywanie odręcznych notatek
Asystent potrafi zapisać dla Ciebie plik Word (DOCX) w Twoim Dysku prywatnym — np. przepisaną ze zdjęcia notatkę odręczną, transkrypcję rozmowy albo dłuższy tekst z czatu. To coś innego niż notatka w widgecie: dostajesz zwykły plik, który otworzysz, pobierzesz i prześlesz dalej.
W czacie asystenta (także w aplikacji mobilnej) wpisz lub podyktuj treść, albo dołącz zdjęcie odręcznych notatek przyciskiem załącznika.
Użyj słów „na dysk", „do mojej przestrzeni prywatnej" albo „do menedżera plików", np. „Przepisz tę notatkę i zapisz na dysku w mojej przestrzeni prywatnej jako Protokół ze spotkania". Nazwę pliku asystent dobierze sam, jeśli jej nie podasz.
Asystent pokaże kartę z jednym krokiem (zapis pliku) — kliknij Wykonaj. Bez tego nic się nie zapisze.
Asystent odpowie, że plik jest w Dysk → Dysk prywatny, i poda jego nazwę. Otwórz ikonę Dysk w pasku bocznym, przejdź do Dysku prywatnego — plik ma podgląd, pobieranie i te same opcje co inne pliki.
Co asystent odtwarza z odręcznych notatek. Nie przepisuje samych słów, tylko stara się oddać układ kartki:
- tabela narysowana ręcznie → prawdziwa tabela Worda z tymi samymi wierszami i kolumnami,
- podkreślone słowa i zdania → podkreślone w dokumencie (także pojedyncze słowo w środku zdania),
- tytuły → nagłówki, wypunktowania i numeracje → listy,
- skreślenia pomija, a fragmentów, których nie da się odczytać, nie zgaduje — oznacza je [nieczytelne].
Rób zdjęcie prosto z góry, w dobrym świetle, całej kartki. Przy słabym zdjęciu tabela może wyjść niepełna — wtedy w pliku zobaczysz [nieczytelne] w miejscach, których asystent nie był pewien. Sprawdź dokument przed wysłaniem dalej.
Domyślnie zawsze powstaje dokument Word — tak jak wszystkie dokumenty w HUBAL. Zwykły plik tekstowy (TXT lub Markdown) dostaniesz tylko, gdy wyraźnie o niego poprosisz. Dokument na płótno projektu zamawiasz osobno („zrób dokument na kanwę projektu X") — asystent nigdy nie zapisuje jednej treści w dwóch miejscach naraz. Zapis na Dysk działa w czacie i w aplikacji mobilnej; czat głosowy tego jeszcze nie robi.
Podłącz swojego asystenta AI — Claude, ChatGPT, Cursor
Jeśli na co dzień pracujesz w Claude, ChatGPT albo Cursorze, nie musisz z nich rezygnować. Podłączasz je do HUBAL-a w standardzie MCP i Twój asystent dostaje te same narzędzia, co asystent w aplikacji: zadania, projekty, terminy, pocztę, procedury, finanse — zawsze na prawdziwych danych i zawsze w granicach Twoich uprawnień. Dostępne w planach Start i PRO.
W aplikacji otwórz Ustawienia → Integracje → Zewnętrzni asystenci AI i skopiuj adres serwera MCP (np. https://hubal-project.com/mcp).
Claude: Ustawienia → Konektory → Dodaj konektor i wklej adres. ChatGPT: Ustawienia → Konektory → tryb dewelopera → Utwórz i wklej adres. Cursor: ustawienia MCP → dodaj serwer z tym adresem. Żaden klucz nie jest potrzebny.
Asystent przekieruje Cię na stronę HUBAL-a: logujesz się na swoje konto, widzisz, kto prosi o dostęp i do której organizacji, i klikasz Zezwalam. Administrator może na tej stronie wybrać Połącz w tożsamości jednego z asystentów AI firmy — wtedy wszystko, co połączony asystent zrobi, będzie podpisane imieniem tego asystenta, a nie Twoim.
Pytasz swojego asystenta o zadania, terminy, maile czy procedury, a on sięga po dane do HUBAL-a. Każdy zapis (nowe zadanie, wpis finansowy, mail) trafia jako propozycja do zatwierdzenia w panelu Asystenta w aplikacji — nic nie zapisuje się bez Twojego kliknięcia.
Ustawienia → Integracje → Zewnętrzni asystenci AI pokazuje, co jest podłączone i kiedy ostatnio pracowało; Odłącz działa natychmiast.
Dokładnie to, co Ty: odebranie Ci roli albo dostępu do finansów działa od razu także na połączony asystent, bo uprawnienia liczy serwer przy każdym wywołaniu. Dane, o które asystent zapyta, trafiają do firmy, która go dostarcza, na podstawie Twojej umowy z nią — HUBAL nie jest jej stroną.
Żeby pętla w cudzym asystencie nie zjadła puli, obowiązują limity wywołań: na jedno połączenie i na całą organizację (więcej w PRO). Narzędzia AI wołane przez asystenta liczą kredyty organizacji tak samo jak w czacie. Administrator w planie PRO może też wydać klucz dostępu (Ustawienia → Integracje → Firma → Klucze dostępu) dla narzędzi, które nie potrafią się logować (skrypty, platformy agentowe). Klucz działa jako Ty albo jako jeden z asystentów AI z Zespołu AI.
Pisanie maili przez asystenta
Asystent potrafi przygotować maila wysyłanego z Twojej skrzynki — ale nigdy nie wysyła go sam. Wysyłka następuje wyłącznie po Twoim kliknięciu „Wyślij".
Jak to działa krok po kroku:
— np. „napisz maila do Jana Nowaka, żeby przesłał podpisaną umowę".
— przeszukuje Twoją książkę adresową (budowaną automatycznie z całej korespondencji) oraz pamięć organizacji. Jeśli pasuje kilka osób, pokaże listę do wyboru; jeśli nikogo nie znajdzie — poprosi Cię o adres.
— z adresatem, tematem i pełną treścią maila do przejrzenia.
— na końcu każdego maila wysyłanego przez asystenta automatycznie dodawana jest krótka stopka z informacją, że wiadomość przygotował asystent HUBAL (zobaczysz ją w podglądzie). Trafia pod Twój standardowy podpis z ustawień Poczty.
— klikasz „Wyślij" (mail wychodzi Twoją skrzynką i trafia do folderu „Wysłane") albo „Odrzuć" (nic się nie dzieje).
Asystent AI respektuje ustawienia prywatności. Nie przetwarza danych z obszarów poufnych bez odpowiednich uprawnień. Więcej szczegółów w sekcji Współpraca i bezpieczeństwo.
Co potrafią asystenci — stan na 17.10.2026
Z Asystentem HUBAL rozmawiasz na dwa sposoby: w czacie (panel Asystenta, w którym piszesz) oraz w czacie głosowym (mówisz do asystenta w aplikacji webowej lub mobilnej). Poniższe tabele pokazują, o co możesz go poprosić. Asystenci AI z Zespołu AI potrafią to samo w czacie — w obszarach, które włączył im administrator. W kolumnach Czat i Głos znak ✓ oznacza „potrafi", a znak — „nie potrafi". Kolumna Kto może mówi, czy prośba wymaga dodatkowych uprawnień.
Kilka zasad wspólnych dla wszystkich tabel:
- Zapisy czekają na Twoją zgodę. Nowe zadania, zmiany w zadaniach, klientów, projekty i wpisy finansowe czat pokazuje najpierw jako kartę do zatwierdzenia — nic się nie zapisze, dopóki jej nie zatwierdzisz. Czat głosowy zamiast karty powtarza szczegóły na głos i pyta o potwierdzenie. Tam, gdzie asystent zapisuje od razu (np. notatkę), piszemy to w uwagach.
- Mail nigdy nie wychodzi sam — dopiero po kliknięciu „Wyślij" albo po wyraźnym „wyślij" powiedzianym w czacie głosowym.
- Asystent widzi to, co Ty. Nie pokazuje projektów poufnych, do których nie masz dostępu. Osobom bez dostępu do finansów czat nie podaje kwot.
- Miejsce ma znaczenie. Czat dopasowuje umiejętności do miejsca, w którym go otworzysz. Jeśli w uwagach nie ma dopisku, prośba działa w czacie na Pulpicie (tak samo w Finansach i w aplikacji mobilnej). W Poczcie czat skupia się na korespondencji, a na Płótnie projektu — na dokumentach i rysunkach. Gdy prośba działa także albo tylko tam, piszemy to w uwagach.
- Kto korzysta. Z czatu korzystają osoby z prawem edycji w organizacji; administrator może komuś wyłączyć rozmowy z asystentem. Rozmowy zużywają kredyty AI z planu. Czat głosowy jest dostępny we wszystkich planach (Free Start PRO), po potwierdzeniu adresu e-mail; minuta rozmowy zużywa około 20 kredytów AI ze wspólnej puli organizacji. Gdy pula się wyczerpie, rozmowa głosowa się kończy i nie da się zacząć nowej do odnowienia puli (w planie płatnym możesz dokupić pakiet kredytów).
Projekty i zadania
| Co możesz poprosić | Czat | Głos | Kto może | Uwaga |
|---|---|---|---|---|
| „Jakie mam zadania na ten tydzień?", „Jakie zadania ma Anna?" | ✓ | ✓ | każdy | Zadania ze wszystkich projektów naraz. |
| „Co mam zaległego?" | ✓ | ✓ | każdy | |
| „Dodaj zadanie Wycena w projekcie Alfa dla Anny na piątek" | ✓ | ✓ | każdy | Czat pokaże kartę do zatwierdzenia, czat głosowy powtórzy szczegóły i zapyta, czy potwierdzasz. Zadanie na kilka dni to jedno zadanie z datą od–do. Także w Poczcie. |
| „Przesuń termin zadania Wycena na piątek", „Niech Montaż zacznie się po Dostawie" | ✓ | ✓ | każdy | Po zatwierdzeniu karty. Zmienia też nazwę, opis, priorytet, pracochłonność i kroki zadania wieloetapowego. |
| „Przypisz zadanie Montaż do Anny" | ✓ | ✓ | każdy | Po zatwierdzeniu karty (głosem: po Twoim „tak”). Tylko osoby z Twojej organizacji. |
| „Odhacz zadanie Wysłać ofertę" | ✓ | ✓ | każdy | Po zatwierdzeniu karty. Zakończone zadanie można też otworzyć ponownie. |
| „Usuń zadanie Stare notatki" | ✓ | ✓ | każdy | Po zatwierdzeniu karty. Usunięcie jest nieodwracalne; zadanie powiązane z płatnościami wymaga dodatkowej zgody. |
| „Co się dzieje w projekcie Alfa? Co nas czeka?" | ✓ | ✓ | każdy | Historia projektu, ustalenia i zbliżające się terminy. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Jaki jest postęp projektu Beta?" | ✓ | ✓ | każdy | Zadania, stopień ukończenia i zespół projektu. Także w Poczcie. |
| „Które projekty mają opóźnione zadania?" | ✓ | ✓ | każdy | Liczba zadań po terminie w każdym aktywnym projekcie i najstarszy zaległy termin. |
| „Znajdź projekt o nowej stronie internetowej" | ✓ | ✓ | każdy | Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Załóż projekt Otwarcie nowego oddziału" | ✓ | ✓ | każdy | Czat pokaże kartę do zatwierdzenia, czat głosowy powtórzy nazwę i zapyta, czy potwierdzasz. W planie Free obowiązuje limit projektów. |
| „Jakich mamy klientów?", „Co u klienta ABC?" | ✓ | ✓ | każdy | Bez danych finansowych klienta. |
| „Dodaj klienta Biuro Rachunkowe Kowalski", „Do 20. wysłać deklarację VAT dla ABC" | ✓ | ✓ | każdy | Karta do zatwierdzenia. Sprawa klienta trafia do jego „bieżącej obsługi". W planie Free obowiązuje limit edytowalnych kontrahentów. |
| „Projekt Otwarcie nowego oddziału jest dla firmy ABC" | ✓ | ✓ | każdy | Czat przypina od razu (nie w rozmowie startowej); czat głosowy powtórzy projekt i klienta i zapyta o potwierdzenie. |
| „Zrób harmonogram budowy domu jednorodzinnego" | ✓ | — | każdy | Asystent dopyta o szczegóły i pokaże szkic etapów i zadań; do projektu trafia dopiero po zatwierdzeniu. |
Kalendarz i terminy
| Co możesz poprosić | Czat | Głos | Kto może | Uwaga |
|---|---|---|---|---|
| „Jakie terminy zbliżają się w tym tygodniu?", „Co obiecaliśmy klientom?" | ✓ | ✓ | każdy | Terminy i zobowiązania wyłapane z korespondencji: najpierw Twoje, osobno zespołu. To, co obiecano Tobie, na prośbę. |
| „Przypomnij mi w piątek o 9:00 o przeglądzie umowy" | ✓ | ✓ | każdy | Powiadomienie o wskazanej porze. Zapisuje od razu. |
| „Na jutro: telefon do klienta" (jako zadanie w harmonogramie) | ✓ | ✓ | każdy | Powstaje zadanie w projekcie, jak w tabeli Projekty i zadania. Także w Poczcie. |
| „Zaplanuj mi dzień", „Cofnij plan dnia" | ✓ | — | każdy | Asystent układa plan z Twoich zadań, terminów i kalendarza i pokazuje go do zatwierdzenia. |
Poczta
| Co możesz poprosić | Czat | Głos | Kto może | Uwaga |
|---|---|---|---|---|
| „Napisz maila do Jana Nowaka z prośbą o umowę" | ✓ | ✓ | plan HUBAL PRO, podłączona skrzynka | Czat pokazuje kartę z przyciskami Wyślij i Odrzuć. czat głosowy czyta treść na głos i pyta „Wysyłać?". Mail wychodzi z Twojej skrzynki, ze stopką asystenta HUBAL. Także w Poczcie. |
| „Jaki jest mail do firmy ABC?", „Kim jest Jan Kowalski?" | ✓ | ✓ | każdy | Szuka w kontaktach z korespondencji i w pamięci firmy; czat także w kartotece kontrahentów. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Znajdź maile od Nowaka z tego miesiąca" | ✓ | ✓ | każdy | Także w Poczcie. |
| „Pobierz wszystkie załączniki z maili w sprawie Zakarczmie i zapisz je na dysku w nowym folderze" | ✓ | — | każdy | Tylko Twoja skrzynka. Zakłada nowy folder na Dysku (prywatnym, firmy albo w plikach projektu), pomija obrazki ze stopek i identyczne pliki. Starsze załączniki dociąga prosto ze skrzynki pocztowej. Także w Poczcie. |
| „Streść ten wątek", „Pokaż całą korespondencję w tym wątku" | ✓ | ✓ | każdy | Przy otwartym wątku. Także w Poczcie. |
| „Co ustaliliśmy mailowo w sprawie wyceny dla ABC?" | ✓ | ✓ | każdy | Szuka po sensie, nie tylko po słowach. Także w Poczcie. |
Finanse
| Co możesz poprosić | Czat | Głos | Kto może | Uwaga |
|---|---|---|---|---|
| „Pokaż faktury po terminie", „Ile zostało do zapłaty firmie X?" | ✓ | ✓ | z dostępem do finansów | Faktury od dostawców i wystawione przez Ciebie: kwoty, terminy, zaległości. |
| „Dodaj koszt 350 zł za wydruki do projektu Beta", „Klient zapłaci 10 000 zł do końca miesiąca" | ✓ | ✓ | z dostępem do finansów | Karta do zatwierdzenia. Planowany koszt albo planowana wpłata w Centrum Finansowym projektu. Także w Poczcie. |
| „Zaimportuj wyciąg bankowy" | ✓ | — | z dostępem do finansów | Otwiera kartę dodania pliku. AI odczytuje wyciąg, a Ty sprawdzasz podgląd i zatwierdzasz rozliczenia. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Pomóż mi uzupełnić profil finansowy firmy" | ✓ | — | z dostępem do finansów | Tryb „Profil finansowy": asystent pyta o zespół, koszty stałe, cele i saldo, a zmiany pokazuje na karcie — zapisujesz je przyciskiem. Plan PRO. |
| „Czy projekt X jest rentowny?", „Podsumuj przychody i koszty za kwartał" | ✓ | ✓ | z dostępem do finansów | Czat głosowy odpowie, że raporty finansowe są dostępne tylko w czacie. |
Zespół
| Co możesz poprosić | Czat | Głos | Kto może | Uwaga |
|---|---|---|---|---|
| „Kto jest w naszym zespole?" | ✓ | ✓ | każdy | Także w Poczcie. |
| „Kto powinien wziąć to zadanie?" | ✓ | ✓ | każdy | Propozycja osób na podstawie kompetencji, obciążenia i urlopów, z uzasadnieniem. Wybór zostaje przy Tobie. Także w Poczcie. |
| „Kto ma najwięcej zadań?" | ✓ | ✓ | każdy | Liczba otwartych zadań każdej osoby, w tym po terminie. |
| „Co zrobiła Anna w tym tygodniu?" | ✓ | ✓ | każdy | Lista zakończonych zadań osoby ze wszystkich projektów. |
| „Kto w zespole pracuje po godzinach albo w weekendy?", „Ile godzin przepracowałem w tym miesiącu?" | ✓ | — | każdy (swój czas); zespół — administrator lub kadry | Z „Czasu pracy": godziny, długie dni, praca w weekendy, niezamknięte dni, godziny rozpoczęcia, urlopy i inne nieobecności (bez przyczyn). Swój czas sprawdzi każdy; czas innych osób — tylko administrator albo osoba z uprawnieniami kadrowymi. |
| „W zespole są jeszcze Kasia i Marek — dodaj ich" | ✓ | ✓ | administrator | Dopisuje osoby bez konta w HUBAL, żeby można im było przypisywać zadania. Nie wysyła zaproszeń. |
Pliki i dokumenty
| Co możesz poprosić | Czat | Głos | Kto może | Uwaga |
|---|---|---|---|---|
| „Przygotuj pismo do urzędu o zmianę warunków", „Napisz ofertę dla klienta" | ✓ | ✓ | każdy | Powstaje dokument Word z podglądem PDF. czat głosowy zleca to w tle, a gotowy dokument pojawia się w czacie. Także na Płótnie. |
| „W umowie zmień termin oddania na 30 września" | ✓ | ✓ | każdy | Dotyczy plików Word. Powstaje nowa wersja pliku, oryginał zostaje. czat głosowy zleca to w tle. Także na Płótnie. |
| „Obróć w tym PDF-ie odwrócone strony", „Zrób z tabeli w tym PDF-ie arkusz Excel", „Zrób z tego DXF projekt zagospodarowania terenu 1:500 na A3" | ✓ | — | każdy | Obróbka plików wrzuconych do rozmowy albo leżących na kanwie projektu (PDF, Word, Excel, PowerPoint, obrazy, CSV, rysunki DXF/DWG): obrót i łączenie stron, konwersje, tabele, wykresy, arkusz PDF w skali z rysunku CAD (np. PZT z ramką, tabliczką i legendą). Nowe pliki trafiają do „Pliki rozmowy", oryginały zostają bez zmian. Zadanie zawsze wykonuje model Claude. Także na Płótnie. |
| „Oceń tę dokumentację przetargową — czy są niejasności albo sprzeczne zapisy?", „Gdzie w umowie są kary umowne?" | ✓ | — | każdy | Długie dokumenty wrzucone do rozmowy (np. PFU, umowa, SWZ) asystent czyta w całości — gdy paczka jest bardzo duża, doczytuje kolejne części i wyszukuje konkretne zapisy. Przepisy sprawdza tylko w oficjalnych źródłach (ISAP, gov.pl, EUR-Lex, PKN). Czat: z dołączonym plikiem. |
| „Sprawdź tę dokumentację przetargową: niejasności, sprzeczności zapisów, niedoprecyzowania" | ✓ | — | każdy | Dokładny przegląd w tle (zwykle 5–15 minut): plan, kilku czytających równolegle, rysunki i skany oglądane stronami, sprzeczności między dokumentami i sprawdzenie cytatów. Wynik — podsumowanie w rozmowie i raport Word z cytatami i pytaniami do zamawiającego. Plan PRO; droższy niż zwykła odpowiedź. Czat: z dołączonym plikiem. |
| „Poszukaj w dokumentach zapisów o karach umownych" | ✓ | ✓ | każdy | Przeszukuje dokumenty z płócien i szkicowników. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Co jest w rozdziale o gwarancji w tym PDF?" | ✓ | — | każdy | Także na Płótnie. |
| Dołączony plik: „Co jest w tej umowie?", „Przepisz tę odręczną notatkę" | ✓ | — | każdy | Do 5 plików naraz, łącznie do 12 MB: zdjęcia, PDF, Word, Excel, CSV i pliki tekstowe. Bez polecenia asystent tylko oceni plik i zaproponuje, co można z nim zrobić. |
| „Jak u nas robi się wyceny?", „Przeczytaj procedurę przyjmowania zamówień" | ✓ | ✓ | każdy | Szuka w hubie Procedury, z poszanowaniem dostępu do folderów. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Spisz to jako procedurę dla zespołu" | ✓ | ✓ | każdy | Zapisuje od razu w hubie Procedury. Bez wskazania folderu procedurę widzi cała organizacja. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Dodaj na płótno etap Przygotowanie z trzema zadaniami" | ✓ | ✓ | każdy | Czat wprowadza zmiany od razu — także bez otwierania kanwy (z Pulpitu, na kanwie projektu albo na Kanwie firmowej i Mojej kanwie na Dysku); usuwanie i porządkowanie tylko przy otwartej kanwie. czat głosowy większe zmiany zleca w tle. Także na Płótnie. |
| „Opisz, co jest na tym rysunku", „Znajdź okna o szerokości innej niż 150 cm i zaznacz je" | ✓ | — | każdy | Wymaga rysunku CAD (DXF lub DWG) na płótnie. Zaznaczenia nanosi na rysunek. Czat: na Płótnie. |
| „Narysuj schemat blokowy instalacji" | ✓ | — | każdy | Schemat powstaje jako nowy rysunek. Czat: na Płótnie. |
| Z dodatkiem Media Kreator: „Przygotuj trzy grafiki do posta z naszym logo", „Zrób z tych zdjęć krótki film z lektorem i muzyką" | ✓ | — | z dostępem do dodatku Media Kreator | Grafiki, klipy, lektor, muzyka i montaż powstają na kanwie: projektu, a gdy sprawa nie dotyczy projektu — na Kanwie firmowej (Dysk firmy) albo na Twojej Mojej kanwie (Dysk prywatny). W czacie widzisz sam wynik z przyciskiem „Otwórz na kanwie”; z dodatkiem asystent robi to także poza Płótnem. Przed większym zleceniem asystent podaje szacunkowy koszt w kredytach. Czat: na Płótnie. |
| Z dodatkiem Media Kreator: „Pokaż obrazy, które zrobiliśmy w tym projekcie", „Wyświetl tutaj ten klip" | ✓ | — | z dostępem do dodatku Media Kreator | Asystent pokazuje w czacie wcześniej zrobione grafiki, klipy i nagrania — także z kafelków na kanwie i obrazy z Dysku: miniatury (kliknięcie otwiera podgląd), odtwarzacz, „Otwórz na kanwie” i „Pobierz”. Tylko to, co sam widzisz. Czat: na Płótnie. |
| „Policz powierzchnie pomieszczeń", „Policz powierzchnię zabudowy" | ✓ | — | testerzy wersji próbnej | Automatyczny obmiar rysunków jest w fazie testów. Czat: na Płótnie. |
| „Co mamy na Dysku firmy w folderze Oferty?", „Przeczytaj umowę z mojego Dysku i podaj termin wypowiedzenia" | ✓ | — | każdy | Dysk firmy, Twój Dysk prywatny i pliki projektu — tylko to, co sam widzisz. Czyta Word, PDF i pliki tekstowe; plików z folderów chronionych asystent nie otwiera. Także na Płótnie. |
Notatki
| Co możesz poprosić | Czat | Głos | Kto może | Uwaga |
|---|---|---|---|---|
| „Zanotuj: uzgodnić z klientem termin odbioru" | ✓ | ✓ | każdy | Zapisuje od razu jako Twoją prywatną notatkę. |
| „Zapisz tę transkrypcję na dysku w mojej przestrzeni prywatnej" | ✓ | — | każdy | Plik Word trafia do menedżera plików: Dysk → Dysk prywatny (widzisz go tylko Ty), a na prośbę „dla firmy” — na Dysk firmy, także do wskazanego folderu. Z odręcznych notatek odtwarza tabele i podkreślenia. Zwykła notatka to osobna rzecz — widget Notatki. |
| „Co mam w notatkach o projekcie Alfa?" | ✓ | ✓ | każdy | Twoje notatki i te, które ktoś Ci udostępnił. |
| „Udostępnij tę notatkę Annie" | ✓ | ✓ | autor notatki | Udostępnia od razu osobie z Twojej organizacji. Możesz też w widgecie Notatki. |
| „Zapisz w dzienniku projektu Alfa: klient zmienił zakres" | ✓ | ✓ | każdy | Wpis trafia od razu do Dziennika projektu. |
Raporty
| Co możesz poprosić | Czat | Głos | Kto może | Uwaga |
|---|---|---|---|---|
| „Ile godzin przepracowaliśmy w tym miesiącu?" | ✓ | ✓ | każdy | W czacie rozbicie godzin na osoby widzi administrator albo osoba z prawem do raportów. |
| Raporty finansowe: przychody, koszty, rentowność | ✓ | ✓ | z dostępem do finansów | Zobacz tabelę Finanse. |
Inne
| Co możesz poprosić | Czat | Głos | Kto może | Uwaga |
|---|---|---|---|---|
| „Kim jest Piotr Wiśniewski?", „Co wiemy o firmie ABC?" | ✓ | ✓ | każdy | Pamięć firmy budowana z korespondencji i pracy w HUBAL. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Sprawdź aktualne przepisy o pracy zdalnej", „Przeczytaj tę stronę i streść ją" | ✓ | ✓ | każdy | Wyszukiwanie w internecie; odpowiedź podaje źródła. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Gdy przyjdzie faktura od ABC, przypisz ją do projektu Alfa", „Jakie mam reguły?" | ✓ | ✓ | każdy | Nowa reguła pojawia się jako karta — zapisujesz ją przyciskiem. Usunięcie reguły też po zatwierdzeniu karty. Dzienny limit nowych reguł zależy od planu. Także w Poczcie. |
| „Poprawny mail Ewy to ewa@firma.pl", „Pan Nowak pracuje w ABC, nie w XYZ" | ✓ | ✓ | każdy | Poprawia pamięć firmy od razu. Usunąć wpis z pamięci może tylko administrator. Także w Poczcie. |
| „Jak założyć nowy projekt?", „Gdzie ustawię reguły automatyzacji?" | ✓ | ✓ | każdy | Odpowiada na podstawie tej instrukcji obsługi. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Zapytaj asystenta Marketing o plan kampanii", „Marketing, zajmij się zadaniem Plan kampanii" | ✓ | — | każdy | Działa, gdy firma ma asystentów AI (Zespół → Zespół AI). W rozmowie asystent odpowiada swoją wiedzą; zlecona praca nad zadaniem idzie w tle — zmiany w zadaniach wracają jako propozycje do zatwierdzenia, a podsumowanie do panelu Asystenta. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Zapamiętaj, że wolę krótkie odpowiedzi", „Zapamiętaj: w firmie nazywamy pliki RRRR-MM-DD_projekt", „Zapomnij o…" | ✓ | — | każdy | Twoja pamięć jest prywatna — korzystają z niej wszyscy Twoi asystenci, ale tylko w rozmowach z Tobą. Pamięć firmy widzą wszyscy asystenci; trafiają do niej tylko informacje jawne w firmie (marketing, firma, sprzęt, sposób pracy) — poufne zostają w Twojej pamięci. Asystent może też sam zapamiętać coś ważnego (wyłączysz to w Ustawieniach → Pamięć) — do pamięci firmy trafia to jako propozycja, którą zatwierdza administrator. W czacie zespołu asystenci zapisują do pamięci firmy tylko na prośbę. W Ustawieniach → Pamięć przejrzysz, poprawisz i pobierzesz pamięć jako plik .md; pamięć firmy poprawia administrator. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Co miesiąc przygotuj mi zestawienie nowości w prawie pracy i ZUS", „W każdy poniedziałek zrób przegląd nowych przetargów" | ✓ | — | każdy | Asystent HUBAL albo asystent AI wykonuje je regularnie w tle — codziennie, w dni robocze firmy (bez świąt), co tydzień, co dwa tygodnie, co miesiąc albo co kwartał — i przysyła wynik do panelu Asystenta, na życzenie także jako plik Word na Twój Dysk prywatny. Korzysta z internetu i ogólnodostępnej wiedzy firmy — nie z projektów, poczty ani finansów. Wstrzymasz, wznowisz i usuniesz je w Zespół → Zespół AI → Praca; widzisz tylko swoje. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Przygotuj post na Facebooka i LinkedIn o zakończeniu projektu Alfa", „Co mamy zaplanowane w mediach społecznościowych?" | ✓ | — | każdy | W planach Start i PRO. Asystent przygotowuje szkic posta (tekst, wersje dla platform, zdjęcia i filmy z Media Kreatora albo Dysku firmy); gdy nie podasz terminu, zapyta, czy opublikować od razu po akceptacji, czy w wybranym dniu i godzinie. Publikuje się dopiero po akceptacji człowieka w „Media społecznościowe” — akceptuje administrator albo osoba z uprawnieniem „Media społecznościowe”. Konta firmy (strony na Facebooku, konta firmowe na Instagramie, strony firm i profile osobiste na LinkedIn) podłącza się w Ustawieniach → Integracje. Także na Płótnie. |
| „Co potrafisz?" | ✓ | ✓ | każdy | Czat pokazuje przykłady dopasowane do miejsca i Twoich uprawnień. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| Rozmowa startowa: ustawienie pulpitu, zespołu, profilu firmy i pierwszego harmonogramu | ✓ | — | właściciel lub administrator | Asystent prowadzi ją przy pierwszym uruchomieniu. Zespół, profil firmy i zadania zapisuje dopiero po zatwierdzeniu karty. |
Czego asystenci nie potrafią
- Czat głosowy tego nie zrobi — zrobisz to w czacie: „Pobierz wszystkie załączniki z maili w sprawie Zakarczmie i zapisz je na dysku w nowym folderze"; „Zaimportuj wyciąg bankowy"; „Pomóż mi uzupełnić profil finansowy firmy"; „Kto w zespole pracuje po godzinach albo w weekendy?", „Ile godzin przepracowałem w tym miesiącu?"; „Obróć w tym PDF-ie odwrócone strony", „Zrób z tabeli w tym PDF-ie arkusz Excel", „Zrób z tego DXF projekt zagospodarowania terenu 1:500 na A3"; „Oceń tę dokumentację przetargową — czy są niejasności albo sprzeczne zapisy?", „Gdzie w umowie są kary umowne?"; „Sprawdź tę dokumentację przetargową: niejasności, sprzeczności zapisów, niedoprecyzowania"; „Co jest w rozdziale o gwarancji w tym PDF?"; Dołączony plik: „Co jest w tej umowie?", „Przepisz tę odręczną notatkę"; „Opisz, co jest na tym rysunku", „Znajdź okna o szerokości innej niż 150 cm i zaznacz je"; „Narysuj schemat blokowy instalacji"; Z dodatkiem Media Kreator: „Przygotuj trzy grafiki do posta z naszym logo", „Zrób z tych zdjęć krótki film z lektorem i muzyką"; Z dodatkiem Media Kreator: „Pokaż obrazy, które zrobiliśmy w tym projekcie", „Wyświetl tutaj ten klip"; „Policz powierzchnie pomieszczeń", „Policz powierzchnię zabudowy"; „Zapisz tę transkrypcję na dysku w mojej przestrzeni prywatnej"; „Co mamy na Dysku firmy w folderze Oferty?", „Przeczytaj umowę z mojego Dysku i podaj termin wypowiedzenia"; „Zaplanuj mi dzień", „Cofnij plan dnia"; „Zrób harmonogram budowy domu jednorodzinnego"; „Zapytaj asystenta Marketing o plan kampanii", „Marketing, zajmij się zadaniem Plan kampanii"; „Zapamiętaj, że wolę krótkie odpowiedzi", „Zapamiętaj: w firmie nazywamy pliki RRRR-MM-DD_projekt", „Zapomnij o…"; „Co miesiąc przygotuj mi zestawienie nowości w prawie pracy i ZUS", „W każdy poniedziałek zrób przegląd nowych przetargów"; „Przygotuj post na Facebooka i LinkedIn o zakończeniu projektu Alfa", „Co mamy zaplanowane w mediach społecznościowych?".
- Miejsce ma znaczenie — czego czat nie potrafi w danym miejscu (np. w Poczcie), powie wprost i wskaże, gdzie to zrobić.
- Żaden asystent nie ma osobnego kalendarza spotkań — terminy zapisuje jako zadania w harmonogramie albo jako przypomnienia.
- Asystent nie widzi projektów poufnych, do których nie masz dostępu, ani maili ukrytych przed AI (patrz Poczta i AI).
- W rozmowie z dołączonym plikiem czat nie korzysta z internetu — to ochrona przed poleceniami ukrytymi w treści pliku.
- Automatyczny obmiar rysunków CAD jest w fazie testów i działa tylko dla wybranych testerów. Rysunek asystent odczyta i opisze każdemu.
Współpraca zespołowa
Udostępnianie ramek płótna
Na płótnie możesz tworzyć ramki współpracy — wydzielone obszary udostępnione konkretnym osobom lub grupom.
Ustaw uprawnienie: tylko odczyt lub edycja.
Obszary poufne i Bezpieczeństwo (KMS)
Projekt oznaczony jako poufny jest widoczny wyłącznie dla wybranych użytkowników. Harmonogram, notatki i pliki są ukryte dla pozostałych.
Dane zabezpieczone są z wykorzystaniem technologii KMS (Key Management Service), gdzie klucze szyfrujące (Master Key) są zarządzane centralnie i udostępniane tylko uprawnionym członkom organizacji. Dzięki temu dostęp do najbardziej wrażliwych plików i projektów jest ściśle kontrolowany.
Asystent AI nie przetwarza danych z projektów poufnych dla użytkowników bez odpowiednich uprawnień — system KMS blokuje dostęp asystentowi do odszyfrowania tych danych w kontekście nieuprawnionego zapytania.
Poczta i AI — ile AI widzi z Twoich maili
Ty decydujesz, ile AI widzi z Twojej skrzynki firmowej. To ustawienie osobiste — każdy wybiera za siebie, administrator nie wybiera za nikogo. Zmienisz je w Poczta → Ustawienia → Ustawienia poczty → AI i Twoja poczta. Ten sam wybór pojawia się przy podłączaniu skrzynki — bez niego skrzynki nie podłączysz.
| Tryb | Co dzieje się z nowym mailem |
|---|---|
| AI widzi wszystkie maile | AI streszcza każdy nowy mail, przypisuje go do projektu i wyłapuje terminy oraz zobowiązania. |
| AI widzi tylko maile, które wskażę | Nowe maile są ukryte przed AI. Włączasz AI przełącznikiem w nagłówku wątku — tylko tam, gdzie ma pomóc. |
| AI nie widzi moich maili | Poczta działa bez AI: bez streszczeń, przypisywania do projektów i alertów z maili. |
Zmiana trybu dotyczy maili, które przyjdą od teraz — tego, co AI już przeczytało, nie zmienia. Pojedynczy wątek ukryjesz przełącznikiem.
AI może się mylić i może pokazać zespołowi coś, co miało zostać prywatne. Dlatego wybierając tryb, w którym AI czyta Twoją pocztę, akceptujesz Warunki poczty z AI — m.in. obowiązek sprawdzania wyników AI, zanim z nich skorzystasz. Jeśli AI czytało Twoją pocztę już wcześniej, nad skrzynką zobaczysz prośbę o potwierdzenie (albo wybierz AI nie widzi moich maili). Administrator, włączając uprawnienie Może mieć pocztę z AI, akceptuje warunki w imieniu organizacji.
W nagłówku otwartego wątku, obok tematu. Niebieski = AI widzi wątek; kliknięcie ukrywa go przed AI i usuwa to, co AI już z niego zrobiło (streszczenie, zobowiązania, alerty, dane o sprawie w dzienniku projektu). Szary = AI nie widzi wątku; kliknięcie pokazuje go AI razem z kolejnymi odpowiedziami, a AI od razu czyta najnowsze wiadomości. Przełącznik działa w każdym trybie.
Strzałka obok przełącznika: AI zawsze widzi maile od … albo AI nigdy nie widzi maili od …. Reguła obejmuje nowe maile od tego nadawcy. Listę reguł z przyciskiem Usuń znajdziesz w ustawieniach, pod wyborem trybu.
W uprawnieniach osoby i w presetach (grupa Maile) jest pozycja Może mieć pocztę z AI — domyślnie włączona. Gdy administrator ją wyłączy, AI nie czyta nowych maili tej osoby. Administrator może tylko odebrać tę możliwość — trybu za nikogo nie wybierze.
Ukrytego maila nie czyta asystent, jego wyszukiwanie, dziennik projektu ani alerty; szkic odpowiedzi od AI też go pomija. Ty widzisz go w skrzynce normalnie, a foldery i odsiewanie niechcianej poczty działają dalej. Gdy ustawienia się spotkają, wygrywa prywatność: tryb AI nie widzi moich maili jest ważniejszy od każdej reguły, a reguła „nigdy nie widzi” — od włączonego przełącznika.
W aplikacji na telefon przełącznika AI jeszcze nie ma — ukryte maile są tam ukryte tak samo, ale przełączasz je w przeglądarce. Poczty prywatnej AI w tle nie czyta.
Powiadomienia
HUBAL automatycznie powiadamia (email + powiadomienie w aplikacji) o:
- Przypisaniu nowego zadania
- Zbliżającym się terminie
- Zmianie w udostępnionym projekcie
- Nowym komentarzu / wiadomości na czacie
- Alertach Asystenta alertów (nowe sygnały biznesowe)
Narzędzia boczne
Ikony w dolnej części sidebara to narzędzia dostępne w każdym module. Kliknięcie otwiera panel nakładkowy bez opuszczania aktualnego widoku.
Procedury i reguły automatyzacji
Narzędzie Procedury w sidebarze porządkuje zasady działania firmy w jednym miejscu. Ma dwa działy.
📘 Procedury zespołu
Firmowe instrukcje „u nas robi się to tak" — np. Obsługa reklamacji, Odbiór budowy krok po kroku, Onboarding pracownika.
- Tworzenie: kliknij ＋ Nowa procedura, podaj tytuł, kategorię i tagi. HUBAL utworzy dokument Word ze startowym szablonem (Cel / Krok po kroku / Odpowiedzialni / Uwagi) i otworzy go w edytorze Office prosto w przeglądarce.
- Edycja: pełny edytor Word (OnlyOffice) z automatycznym zapisem — bez instalowania czegokolwiek.
- Podgląd: przycisk 👁 otwiera procedurę jako duże, czytelne strony PDF — do przeglądania bez ryzyka przypadkowej edycji. Idealne dla pracowników.
- Porządek: procedury grupują się po kategoriach, a tagi (#reklamacje, #budowa…) pomagają w wyszukiwaniu.
- Pobieranie: każdy dokument pobierzesz jako DOCX (edytowalny) lub PDF.
- Uprawnienia: procedury widzi cały zespół; zmieniać metadane i usuwać może autor lub admin. Dostępne w planie HUBAL Start i wyższych.
⚙️ Reguły automatyzacji
Zbiorczy widok wszystkich reguł automatyzacji organizacji — serce systemu:
- Reguły projektów — pogrupowane po projektach (np. pytanie w mailu → powiadomienie, załączniki → kanwa, raport czasu pracy co poniedziałek),
- Reguły kontrahentów — pogrupowane po kontrahentach (np. spóźniona faktura → gotowy mail z przypomnieniem),
- Moje reguły z czatu — osobiste reguły utworzone rozmową z asystentem.
Rozwinięcie grupy pokazuje pełną sekcję reguł: włączanie/wyłączanie pojedynczych, edycja ✏️, usuwanie i dodawanie nowych z gotowych szablonów. Administrator może jednym przyciskiem wyłączyć lub włączyć wszystkie reguły projektu/kontrahenta (np. na czas urlopu).
Administracja i ustawienia
Ustawienia otwierasz ikoną Ustawienia () w sidebarze. To, które zakładki widzisz, zależy od Twojej roli i uprawnień. Ludzi, uprawnienia, grupy i asystentów AI ustawia się w panelu Zespół — opis niżej.
Konto
- Mój profil — zdjęcie, e-mail, zmiana hasła, język interfejsu i powiadomienia systemowe na tym urządzeniu. Wiersz Moje uprawnienia prowadzi do Twojej karty w Zespole.
- Profil organizacji — kraj i waluta, sektor biznesowy i specjalizacja firmy. Zmienia je administrator; asystenci biorą je pod uwagę, m.in. przy podpowiadaniu faz projektu i szacowaniu czasu zadań.
- Plan i kredyty — podgląd planu i pozostałych kredytów AI dla osób, które nie zarządzają subskrypcją.
- Modele AI — widoczne tylko dla osoby z uprawnieniem Ustawianie modeli AI, która nie ma zakładki Subskrypcja.
Subskrypcja
Zakładkę widzi osoba, która zarządza subskrypcją (właściciel albo administrator):
- Plan — stan planu, następna płatność, faktury, zmiana i anulowanie.
- Miejsca w zespole — kto ma edycję (płatne miejsce), a kto bezpłatny podgląd własnych zadań.
- Kredyty AI — jedna pula na cały zespół, dokupienie pakietu i to, na co poszły kredyty. Gdy firma ma Media Kreator, tu jest też Podział kredytów — suwak, jaką część puli mogą zużyć media.
- Modele AI — jakość odpowiedzi a zużycie kredytów, dla całej firmy. Zmienia je administrator albo osoba z uprawnieniem Ustawianie modeli AI.
- Dodatki — Media Kreator (patrz Media AI) i dodatkowe miejsce na pliki.
Ustawienia projektów, godziny pracy i prywatność
- Ustawienia projektów (administrator) — własne pola projektów i własne opcje pól branżowych (np. typ obiektu, etap), widoczne przy każdym projekcie.
- Godziny pracy firmy (administrator) — godziny i dni pracy całej firmy. Na ich podstawie HUBAL liczy obciążenie zespołu i terminy.
- Prywatność → Zgody — wiadomości o nowościach w HUBAL i uczenie systemu alertów (zgoda firmy i Twoja). Administrator ustawia tu też doskonalenie algorytmów HUBAL oraz diagnostykę: logi rozmów z asystentem dla pomocy technicznej, awaryjny dostęp HUBAL do klucza szyfrującego (domyślnie wyłączony) i rejestr dostępu do klucza.
- Prywatność → Twoje dane — pobranie danych (archiwum ZIP z plikami, arkusz Excel z Twoimi danymi, a u administratora także z danymi firmy, pełny zrzut JSON) i wniosek o usunięcie konta. Warto regularnie trzymać lokalną kopię.
Integracje
- Twoje połączenia (każdy): Poczta, Kalendarz Google (co HUBAL wysyła do Twojego kalendarza; Rozłącz zatrzymuje wysyłkę, wpisy w Google zostają) i Zewnętrzni asystenci AI (Claude, ChatGPT, Cursor przez MCP — w planach Start i PRO, patrz Podłącz swojego asystenta AI).
- Firma (administrator): KSeF, Wyciągi bankowe (import wyciągu do rozliczeń) i Klucze dostępu dla narzędzi bez logowania (plan PRO).
Zespół: ludzie, uprawnienia i grupy
Panel Zespół ( w sidebarze):
- Ludzie — osoby i zaproszenia. Karta osoby ma zakładki Profil, Uprawnienia i Kompetencje. Administrator wybiera w zakładce Uprawnienia preset osoby, a przyciskiem Presety uprawnień nad listą definiuje szablony praw dla ról (np. Menadżer Finansowy, Technik, Pracownik Biurowy): włącza w nich i wyłącza dostęp do modułów i pakietów, np. Media Kreatora. Każdy na swojej karcie widzi swoje uprawnienia (tylko do odczytu). Pozycja Może mieć pocztę z AI (grupa Maile) decyduje, czy osoba w ogóle może mieć pocztę z AI; ile AI widzi z jej maili, wybiera ona sama — patrz Poczta i AI.
- Grupy (administrator) — grupy robocze zgodne z podziałem firmy (np. oddziały albo zespoły: Architekci, Marketing) oraz obszary poufne.
- Urlopy, Czas pracy i Obciążenie — wnioski urlopowe, obecność w pracy i analiza przeciążenia zespołu.
Wygaszanie widoków: Podział na grupy jest niezwykle przydatny w dalszej pracy w HUBAL – pozwala na "wygaszanie" (filtrowanie) projektów i zadań należących do innych grup, by nie zaśmiecały one Twojego osobistego widoku pracy.
Zespół AI
Asystentów ustawia się w panelu Zespół → Zespół AI:
- Asystent HUBAL — asystent z panelu czatu. Model dla całej firmy ustawia administrator albo osoba z uprawnieniem Ustawianie modeli AI w Ustawienia → Subskrypcja → Modele AI (bez dostępu do subskrypcji: Ustawienia → Konto → Modele AI).
- Asystent alertów — wysyła alerty i przypomnienia. W sekcji Czujność alertów administrator wybiera tryb (Cichy, Zbalansowany, Proaktywny) i dostraja szczegóły: czułość na maile, propozycje zadań, ostrzeżenia o terminach, zobowiązaniach i ujemnym saldzie, pomijanych nadawców i analizy w tle. W zakładce Wyciszone każdy przywróci alerty, które wyciszył. Godziny pracy firmy ustawia się w Ustawienia → Godziny pracy firmy.
- Asystenci AI — asystenci z własnym imieniem i rolą; ich liczba zależy od planu. Szczegóły w Asystenci AI.
- Biblioteka skilli — instrukcje na konkretne tematy (np. jak odpowiadać na zapytania klientów albo jak sprawdzać przepisy). Skill dodasz z Biblioteki HUBAL albo napiszesz sam. W „Kto używa" wybierasz, czy działa u wszystkich asystentów, czy tylko u wybranych; pastylka „Skille: N" na karcie asystenta pokazuje, ile skilli stosuje.
Jeśli asystent coś źle zapamiętał albo pomylił, powiedz mu to w rozmowie — poprawi to sam.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Kliknij ikonę Pomoc () w sidebarze, aby ponownie uruchomić kreator onboardingu lub otworzyć tę instrukcję. W nagłych przypadkach napisz na support@hubal-project.com.