Polityka prywatności HUBAL

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest ANTONI SUROWIAK EMA STUDIO (jednoosobowa działalność gospodarcza), ul. Westerplatte 6, 38-200 Jasło, NIP 6852286869, REGON 383714040 (dalej: „HUBAL", „my").

Kontakt w sprawach danych osobowych: privacy@hubal-project.com. Nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych — we wszystkich sprawach dotyczących danych możesz pisać na powyższy adres.

2. Czego dotyczy ta Polityka i w jakiej roli działamy

HUBAL to platforma SaaS do zarządzania projektami (web + aplikacja mobilna Android). W zależności od danych występujemy w dwóch rolach:

• Jako administrator — dla danych, którymi zarządzamy we własnym celu: konto i logowanie, rozliczenia, kontakt, bezpieczeństwo i rozwój usługi, dane osób odwiedzających naszą stronę. Tej części dotyczy niniejsza Polityka.
• Jako podmiot przetwarzający (procesor) — dla treści, które Twoja organizacja wprowadza do platformy (projekty, dokumenty, dane finansowe, dane pracowników, korespondencja, czaty). Wtedy administratorem jest Twoja organizacja, a my przetwarzamy te dane na jej polecenie, na zasadach umowy powierzenia (DPA). Jeśli Twoje dane trafiły do HUBAL przez organizację (np. pracodawcę/zleceniodawcę), w sprawie tych danych zwróć się najpierw do tej organizacji.

3. Jakie dane przetwarzamy

• Dane konta i logowania: imię/nazwa, adres e-mail, nazwa organizacji, hash hasła, zdjęcie profilowe; przy logowaniu przez Google/Microsoft — podstawowe dane profilu (e-mail, imię).
• Dane rozliczeniowe: NIP, adres, plan i historia subskrypcji, dane płatności obsługiwane przez operatora płatności (nie przechowujemy pełnych danych karty).
• Dane techniczne: adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, logi aktywności i bezpieczeństwa, identyfikatory urządzenia, tokeny powiadomień push (FCM).
• Treści projektowe: projekty, zadania, harmonogramy, dokumenty (m.in. PDF, DXF, DOCX), pliki, komentarze, notatki, baza wiedzy.
• Dane finansowe projektów: budżety, faktury, stawki, marże, wskaźniki rentowności.
• Dane kadrowe i czasu pracy: profile pracowników, ewidencja i obłożenie czasu pracy, alerty wydajności, wnioski urlopowe — najczęściej dotyczą pracowników naszych klientów (organizacja jest administratorem).
• Poczta (funkcja skrzynki): dane logowania do Twoich skrzynek IMAP/SMTP oraz tokeny OAuth (Microsoft/Google), treść i metadane e-maili, załączniki, kontakty.
• Komunikacja: wiadomości w czacie zespołowym, zgłoszenia do wsparcia.
• Pamięć asystenta AI: zapamiętane zobowiązania, terminy i streszczenia (m.in. wyciągane z korespondencji).
• Rozmowy z asystentami AI: treść rozmów z Asystentem HUBAL i asystentami AI Twojej organizacji, tematy rozmów wraz z ich instrukcjami, a także profile asystentów AI tworzonych przez organizację (nazwa, rola, instrukcje, ustawienia).
• Media społecznościowe (integracja): jeśli Twoja organizacja włączy integrację z mediami społecznościowymi, przetwarzamy także treść postów, dołączone zdjęcia i filmy oraz identyfikatory, nazwy i awatary podłączonych kont (Warunki integracji z mediami społecznościowymi).
• Dodatki (np. Media Kreator): jeśli Twoja organizacja włączy dodatek, przetwarzamy także dane opisane w jego Warunkach dodatku — w Media Kreatorze są to polecenia, materiały wejściowe, wyniki oraz próbki i klony głosu (Warunki dodatku Media Kreator).
• Dane głosowe: strumień audio z mikrofonu, gdy korzystasz z asystenta głosowego.
• Zdjęcia: obrazy z aparatu/galerii, gdy dodasz je w aplikacji.
• Kalendarz: wydarzenia tworzone/odczytywane przy integracji z Google Calendar.

4. Cele i podstawy prawne (art. 6 RODO)

Tam, gdzie opieramy się na uzasadnionym interesie, przeprowadziliśmy ocenę równowagi interesów (możesz poprosić o jej podsumowanie).

5. Okresy przechowywania

6. Odbiorcy i podmioty przetwarzające (podprocesorzy)

Korzystamy z zaufanych dostawców działających na nasze polecenie (umowy powierzenia, art. 28) lub jako odrębni administratorzy w swoim zakresie. Aktualną listę podprocesorów udostępniamy na żądanie.

Danych nie sprzedajemy ani nie udostępniamy w celach reklamy międzywitrynowej.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Twoje dane są przechowywane w Unii Europejskiej (Google Cloud, region europe-central2 w Warszawie). Niektóre operacje wiążą się jednak z transferem do USA:

• funkcja asystenta głosowego — strumień audio przetwarzany przez Google (Gemini Live) poza EOG (m.in. USA);
• funkcje AI korzystające z modeli Claude (m.in. rozmowy z asystentami AI, analizy, „Multi-AI") — Anthropic (USA);
• wysyłka e-maili platformy (powiadomienia, weryfikacje) — Resend (USA);
• wyszukiwanie internetowe asystenta AI — Brave Search (USA); wyszukiwanie zdjęć i GIF-ów — Pexels, Giphy (tylko fraza wyszukiwania);
• obsługa płatności i faktur — Paddle (Wielka Brytania);
• Google LLC jako podmiot z grupy w USA.

Transfery te opieramy na: decyzji Komisji Europejskiej o adekwatności — dla USA w ramach EU-US Data Privacy Framework (dostawcy certyfikowani, m.in. Google), a dla Wielkiej Brytanii na podstawie decyzji adekwatności KE dla UK (2021) (Paddle) — oraz na standardowych klauzulach umownych (SCC) wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami. Kopię zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc na adres z pkt 1. Nie opieramy transferów na nieważnym mechanizmie „Privacy Shield".

Integracja z mediami społecznościowymi. Transfery w integracji — u pośrednika Zernio, m.in. do Wielkiej Brytanii i USA — opisują Warunki integracji z mediami społecznościowymi. Dotyczą wyłącznie organizacji, które włączyły integrację.

Dodatki. Transfery w dodatkach — np. w Media Kreatorze, w którym część modeli przetwarza dane poza EOG — opisują ich Warunki dodatku (Warunki dodatku Media Kreator). Dotyczą one wyłącznie organizacji, które włączyły dany dodatek.

8. Bezpieczeństwo danych

• Szyfrowanie w tranzycie: TLS 1.3 dla całej komunikacji.
• Szyfrowanie w spoczynku (at-rest) — dwie warstwy: (1) cała baza danych i magazyn plików są szyfrowane AES-256 po stronie infrastruktury Google Cloud, kluczami zarządzanymi przez Google; (2) dodatkowo wybrane dane wrażliwe szyfrujemy w warstwie aplikacji (AES-256-GCM) kluczem Twojej organizacji, chronionym naszym kluczem głównym w Google Cloud KMS — obejmuje to treść wiadomości e-mail wraz z ich streszczeniami AI, nazwy projektów, treść notatek, profil finansowy, dane z faktur, fragmenty dokumentów wykorzystywane przez AI, polecenia zleceń Media Kreatora oraz polecenia pracy i zadań cyklicznych asystentów AI. Część pól szyfrujemy bezpośrednio przy zapisie, a pozostałe w ułamku sekundy po zapisie (serwerowy mechanizm doszyfrowywania). Dane logowania do Twoich skrzynek pocztowych są szyfrowane odrębnym kluczem po stronie usługi pocztowej.
• Kontrola dostępu: ograniczenia uprawnień, uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla personelu administracyjnego platformy, monitoring.
• Dostęp personelu: w uzasadnionych przypadkach (wsparcie techniczne, bezpieczeństwo, diagnostyka) uprawniony personel HUBAL może uzyskać dostęp do treści — w minimalnym niezbędnym zakresie, na zasadach umowy powierzenia i z zapisem takiego dostępu (kto, kiedy, w jakim celu).
• Uczciwie: HUBAL nie stosuje szyfrowania „end-to-end / zero-knowledge" — przy modelu z kluczami po naszej stronie posiadamy techniczną możliwość odszyfrowania danych w powyższych, kontrolowanych przypadkach. Nie twierdzimy inaczej.

9. Integracje

• Logowanie Google / Microsoft: zakres podstawowy (e-mail, profil) do utworzenia/uwierzytelnienia konta.
• Google Calendar: za Twoją zgodą tworzymy/odczytujemy wydarzenia odpowiadające zadaniom; z kalendarzy, które sam zaznaczysz w widgecie Kalendarz, odczytujemy tytuł i czas wydarzeń, żeby pokazać je w Twoim widoku; nie czytamy treści prywatnych wydarzeń poza tytułem/czasem; nie przechowujemy kopii kalendarza.
• Zadania Google (Google Tasks): tylko jeśli sam włączysz tę opcję i udzielisz osobnej zgody Google, odczytujemy (bez możliwości zmiany) tytuł, termin i stan Twoich zadań z terminem w oglądanym miesiącu i pokazujemy je wyłącznie Tobie w widgecie Kalendarz; nie zapisujemy ich na naszych serwerach ani nikomu nie udostępniamy. Zgodę cofniesz, wyłączając opcję albo w ustawieniach konta Google.
• Korzystanie z danych Google (Kalendarz Google, Zadania Google) odbywa się zgodnie z Google API Services User Data Policy, w tym wymogami Limited Use: dane Google służą wyłącznie do wyświetlania i synchronizacji w HUBAL dla osoby, która udzieliła zgody, nie są używane do reklam, nie są sprzedawane i nie służą do trenowania modeli AI.
• Poczta (IMAP/SMTP + Microsoft 365): aby obsłużyć Twoją skrzynkę, przechowujemy — w postaci zaszyfrowanej — dane logowania lub tokeny OAuth oraz treść/metadane e-maili. Dostęp do skrzynki możesz w każdej chwili odłączyć.
• Zewnętrzni asystenci AI (MCP): jeśli podłączysz do HUBAL-a własnego asystenta (np. Claude, ChatGPT, Cursor), to na Twoje polecenie pobiera on z Platformy dane, o które pyta, i przekazuje je swojemu dostawcy na podstawie Twojej umowy z tym dostawcą — HUBAL nie jest stroną tej umowy i nie kontroluje dalszego przetwarzania. Połączenie wymaga Twojej zgody w Platformie; listę połączeń i przycisk odłączenia znajdziesz w Ustawienia → Integracje. O każdym połączeniu zapisujemy identyfikator klienta, czas i statystyki liczby wywołań (bez treści zapytań). Administrator organizacji może połączyć zewnętrznego asystenta (albo wydać klucz dostępu) w imieniu asystenta AI organizacji — wtedy działania są podpisane tym asystentem i ograniczone jego uprawnieniami.
• Asystent AI: patrz pkt 10.

10. Sztuczna inteligencja (AI)

• Asystenci AI: w HUBAL działają asystenci wbudowani (Asystent HUBAL, Asystent alertów) oraz asystenci AI tworzeni przez organizację — z nazwą, rolą i instrukcjami nadanymi przez administratora. Wszyscy są systemami AI, a nie ludźmi.
• Granice uprawnień: asystent AI działa w granicach uprawnień osoby, która z nim rozmawia — nie pokaże jej niczego, czego ona sama nie może zobaczyć, a zmiany wymagające akceptacji przedstawia jej do zatwierdzenia. W czacie grupowym asystent widzi tylko to, co mogą zobaczyć wszyscy uczestnicy, i niczego nie zapisuje. Pracę w tle asystent wykonuje w granicach nadanych mu uprawnień, a zmiany wymagające akceptacji proponuje osobie, która ją zleciła. Czas pracy i nieobecności innych osób asystent odczytuje wyłącznie dla administratora organizacji lub osoby z uprawnieniami kadrowymi.
• Co wysyłamy i do kogo: aby zrealizować Twoje zapytanie, przekazujemy do dostawcy AI niezbędny kontekst — tekst zapytania, instrukcje asystenta i tematu rozmowy, fragmenty treści projektu/dokumentów, a przy asystencie głosowym strumień audio, przy funkcjach pocztowych treść e-maili. Głównym dostawcą jest Google (Gemini przez Vertex AI). Anthropic (Claude) przetwarza dane w funkcjach, dla których wybrano model Claude — wybiera go administrator organizacji w ustawieniach modeli AI albo w profilu asystenta AI (część szablonów asystentów korzysta z Claude domyślnie); dotyczy to m.in. rozmów z asystentami, analiz, szacowania czasu zadań i weryfikacji „Multi-AI".
• Dodatki: funkcje AI dodatków (np. generowanie obrazów, klipów, lektora i muzyki oraz klonowanie głosu w Media Kreatorze) działają tylko w organizacjach, które włączyły dodatek; dostawców, lokalizacje, zasady klonowania głosu i oznaczania treści AI opisują Warunki dodatku Media Kreator.
• Zadania na plikach (piaskownica): gdy zlecisz asystentowi obróbkę plików (np. obrót lub łączenie stron PDF, tabela z PDF do Excela, konwersja, wykres z arkusza), przekazujemy do Anthropic całe wskazane pliki. Zadanie wykonuje model Claude w odizolowanym środowisku dostawcy (bez dostępu do internetu) — także w organizacjach, które do rozmów wybrały Gemini. Dostawca przechowuje dane tego środowiska (pliki wejściowe i wyniki) do 30 dni; pliki przekazane do zadania i pobrane wyniki usuwamy z jego magazynu plików zaraz po zakończeniu zadania, a wyniki zapisujemy w HUBAL, w plikach rozmowy.
• Lokalizacja: tekstowe funkcje Gemini działają w UE (Vertex AI, punkt UE); asystent głosowy i modele Claude (w tym zadania na plikach) — poza UE (transfer jak w pkt 7).
• Trenowanie modeli: u Google i Anthropic korzystamy z komercyjnych wariantów API, w których dostawcy nie wykorzystują Twoich danych do trenowania swoich modeli. Zasady dostawców dodatków opisują Warunki dodatku.
• Ulepszanie szacunków (dane zanonimizowane): aby poprawiać szacowanie czasu zadań, tworzymy z danych o ich realizacji dane zanonimizowane — zagregowane statystyki oraz przekształcone (parafrazowane) opisy zadań, pozbawione nazwisk, danych identyfikujących, nazwy organizacji i oryginalnej treści. Tak zanonimizowane dane nie pozwalają zidentyfikować osoby ani firmy, a oryginalna treść zadań nie jest udostępniana innym organizacjom. Udział swojej organizacji w tworzeniu tych danych możesz wyłączyć w ustawieniach.
• Charakter pomocniczy: wyniki AI mają charakter wspomagający i mogą zawierać nieścisłości — weryfikuj je przed wykorzystaniem. Nie podejmujemy wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne (art. 22 RODO).

11. Cookies i pamięć lokalna

Nasza aplikacja nie używa plików cookies do śledzenia ani reklam. Korzystamy wyłącznie z pierwszostronnej pamięci lokalnej (localStorage) w Twojej przeglądarce/urządzeniu, w celach niezbędnych do działania usługi (utrzymanie sesji logowania, preferencje, wybrana organizacja/projekt, zapis Twojej zgody). Taka pamięć jest objęta przepisami o przechowywaniu informacji w urządzeniu końcowym, ale jako niezbędna nie wymaga zgody.

Obecnie nie prowadzimy analityki internetowej ani marketingowych technologii śledzących. Jeżeli w przyszłości je włączymy (np. statystyki), poprosimy Cię najpierw o zgodę i zaktualizujemy tę Politykę oraz osobną Politykę cookies.

12. Twoje prawa

Masz prawo do: dostępu (art. 15), sprostowania (art. 16), usunięcia („prawo do bycia zapomnianym", art. 17), ograniczenia (art. 18), przenoszenia (art. 20), sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 21) oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania).

Aby skorzystać z praw — napisz na privacy@hubal-project.com lub użyj ustawień prywatności w aplikacji (m.in. eksport i usunięcie danych). Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.

Masz też prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Podanie danych niezbędnych do założenia konta i świadczenia usługi jest dobrowolne, ale konieczne do korzystania z HUBAL.

13. Aplikacja mobilna (Android)

Aplikacja mobilna HUBAL na Androida realizuje tę samą usługę co wersja webowa, korzystając z dodatkowych uprawnień systemowych — każde wymagane tylko za Twoją zgodą udzieloną w systemie (model runtime permissions Android 6.0+).

13.1. Uprawnienia i dane zbierane przez aplikację mobilną

13.2. Czego NIE zbieramy

• Lokalizacja (GPS, sieć) — nie zbieramy
• Kontakty — nie zbieramy
• Wiadomości SMS — nie zbieramy
• Aktywność w innych aplikacjach — nie zbieramy
• Identyfikatory reklamowe (Advertising ID) — nie używamy
• Czujniki ciała (BODY_SENSORS, ACTIVITY_RECOGNITION) — nie używamy

13.3. Bezpieczeństwo w aplikacji mobilnej

• Cała komunikacja z serwerami HUBAL przez HTTPS / TLS.
• Tokeny sesji (Firebase Auth) przechowywane w izolowanej pamięci aplikacji (piaskownica systemu Android — niedostępna dla innych aplikacji).
• Zewnętrzne adresy URL otwierane są w przeglądarce systemowej, poza aplikacją.

13.4. Cofnięcie uprawnień i usunięcie danych

• Każde uprawnienie możesz cofnąć w Ustawienia → Aplikacje → HUBAL → Uprawnienia.
• Aby usunąć dane lokalne — Ustawienia → Aplikacje → HUBAL → Wyczyść dane (logi/cache) lub odinstaluj aplikację.
• Aby usunąć konto i Treści Klienta z serwera — przez aplikację (Ustawienia → Prywatność → Twoje dane → Usuń moje dane i konto) lub e-mailem na support@hubal-project.com. Szczegóły w pkt 12.

13.5. Google Play Data safety

Aplikacja HUBAL jest publikowana w Google Play. Sekcja 'Data safety' (Bezpieczeństwo danych) w Play Console zawiera zwięzłe, ustandaryzowane podsumowanie zgodne z tą Polityką prywatności. Pełny dokument zawierający szczegółowe deklaracje dla Play Data safety jest dostępny w Karcie Data safety.

14. Dzieci

Usługa jest przeznaczona dla firm i profesjonalistów i nie jest kierowana do dzieci. Nie jest przeznaczona dla osób poniżej 16 roku życia i nie zbieramy świadomie danych takich osób.

15. Prawa użytkowników z USA (dodatek stanowy)

Jeśli korzystasz z HUBAL w USA: opisane wyżej kategorie danych zbieramy w celach świadczenia usługi i bezpieczeństwa; nie „sprzedajemy" ani nie „udostępniamy" danych osobowych w rozumieniu kalifornijskiej ustawy CCPA/CPRA ani innych ustaw stanowych. Masz prawo do informacji, dostępu, poprawienia i usunięcia danych — realizujemy je przez kanał z pkt 12. Obecnie nie reagujemy na sygnał „Do Not Track", ponieważ nie prowadzimy śledzenia między witrynami.

16. Zmiany Polityki

Możemy aktualizować tę Politykę. O istotnych zmianach poinformujemy z wyprzedzeniem (e-mailem lub w aplikacji). Każda wersja ma numer i datę; poprzednie wersje udostępniamy na żądanie.

17. Kontakt

W sprawach ochrony danych: privacy@hubal-project.com · ANTONI SUROWIAK EMA STUDIO, ul. Westerplatte 6, 38-200 Jasło.